Quy định mới về đăng ký tên chi nhánh, văn phòng đại diện (Ảnh minh họa)

Bối cảnh thay đổi quy định pháp luật về đăng ký doanh nghiệp năm 2021

Bước sang năm 2021, hệ thống pháp luật về doanh nghiệp tại Việt Nam có sự chuyển mình mạnh mẽ với việc Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực. Để hướng dẫn chi tiết thi hành Luật này, Chính phủ đã ban hành Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, thay thế hoàn toàn cho Nghị định 78/2015/NĐ-CP trước đây.

Một trong những nội dung nhận được nhiều sự quan tâm của cộng đồng doanh nghiệp chính là các quy định về việc đặt tên cho các đơn vị phụ thuộc. Việc nắm vững quy định tại Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc phải sửa đổi nhiều lần.

Chi tiết quy định về tên chi nhánh, văn phòng đại diện theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Theo quy định hiện hành, tên của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

1. Tuân thủ Luật Doanh nghiệp

Tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP nêu rõ tên các đơn vị này phải thực hiện theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể, tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ xác định loại hình đơn vị phụ thuộc (Chi nhánh, Văn phòng đại diện hoặc Địa điểm kinh doanh).

2. Tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt - Điểm mới đáng chú ý

Đây là nội dung có sự thay đổi và hướng dẫn chi tiết hơn so với quy định cũ. Cụ thể, khoản 2 Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định:

"2. Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài."

So với khoản 2 Điều 20 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, quy định mới đã làm rõ khái niệm "tên bằng tiếng nước ngoài" phải thuộc hệ chữ La-tinh và "tên viết tắt" có thể lấy từ cả tên tiếng Việt hoặc tên tiếng nước ngoài. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý rõ ràng khi thực hiện đăng ký, đặc biệt là các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

3. Những điều cấm kỵ trong đặt tên riêng

Một lưu ý quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải là việc sử dụng các cụm từ gây nhầm lẫn. Theo khoản 3 Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Quy định này nhằm tránh việc khách hàng và đối tác nhầm lẫn giữa đơn vị phụ thuộc và một pháp nhân độc lập.

So sánh điểm mới giữa Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Nghị định 78/2015/NĐ-CP

Để quý doanh nghiệp dễ dàng hình dung, dưới đây là bảng so sánh tóm tắt các thay đổi chính:

• Về định nghĩa tên tiếng nước ngoài: Nghị định 78 không quy định chi tiết; Nghị định 01 quy định rõ phải dịch từ tên tiếng Việt sang hệ chữ La-tinh.
• Về định nghĩa tên viết tắt: Nghị định 78 không quy định chi tiết; Nghị định 01 quy định rõ được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên tiếng nước ngoài.
• Về tính thống nhất: Quy định mới tạo ra sự đồng bộ cao hơn với cách đặt tên của doanh nghiệp mẹ, giúp nhận diện thương hiệu tốt hơn trên thị trường quốc tế.

Lời khuyên cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục năm 2021

Khi thực hiện đăng ký tên cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong bối cảnh các quy định mới vừa có hiệu lực từ ngày 04/01/2021, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Rà soát kỹ tên dự kiến đặt, đảm bảo không chứa các từ cấm như "công ty", "doanh nghiệp" trong phần tên riêng.
2. Nếu có tên tiếng nước ngoài, hãy đảm bảo bản dịch sát nghĩa với tên tiếng Việt và sử dụng đúng hệ chữ La-tinh.
3. Nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận ngay từ lần đầu tiên.

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và minh bạch ngay từ những bước đầu mở rộng quy mô hoạt động.