Trong đời sống gia đình, việc chủ hộ không may qua đời hoặc bị tuyên bố mất tích là một biến cố lớn, không chỉ về mặt tình cảm mà còn kéo theo nhiều thủ tục pháp lý cần giải quyết. Một trong những công việc quan trọng nhất là thực hiện thay đổi người đứng tên chủ hộ trong Sổ hộ khẩu để đảm bảo các giao dịch dân sự và quản lý cư trú của các thành viên còn lại không bị gián đoạn. Vậy điều kiện và quy trình thực hiện thủ tục này vào năm 2020 như thế nào?

Ai có quyền thay thế vị trí chủ hộ trong gia đình?

Theo quy định tại Điều 25 Luật Cư trú 2006, Sổ hộ khẩu được cấp cho từng hộ gia đình. Mỗi hộ gia đình cử một người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ làm chủ hộ để thực hiện và hướng dẫn các thành viên trong hộ thực hiện quy định về đăng ký, quản lý cư trú.

Cụ thể, điều kiện để một thành viên được cử làm chủ hộ bao gồm:

• Năng lực hành vi dân sự đầy đủ: Theo Điều 20 Bộ luật Dân sự 2015, người thành niên (từ đủ 18 tuổi trở lên) có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp bị mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
• Sự đồng thuận của các thành viên: Việc cử chủ hộ mới thường dựa trên sự thỏa thuận và thống nhất của các thành viên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ trong hộ.

Trường hợp đặc biệt, nếu hộ gia đình không có người từ đủ 18 tuổi trở lên hoặc có nhưng đều bị mất/hạn chế năng lực hành vi dân sự thì pháp luật vẫn cho phép cử một người trong hộ làm chủ hộ để đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ cư trú.

Hồ sơ và quy trình thay đổi chủ hộ khi chủ hộ chết, mất tích

Căn cứ khoản 1 Điều 29 Luật Cư trú 2006, khi có thay đổi về chủ hộ, hộ gia đình phải làm thủ tục điều chỉnh những thay đổi trong Sổ hộ khẩu. Dưới đây là các bước chi tiết thực hiện tại thời điểm năm 2020:

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ

Người đại diện hộ gia đình cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Sổ hộ khẩu: Bản gốc đang sử dụng của hộ gia đình.
• Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu: Mẫu HK02 theo quy định của Bộ Công an.
• Giấy tờ chứng minh chủ hộ cũ đã chết hoặc mất tích: Giấy chứng tử hoặc Quyết định của Tòa án tuyên bố một người đã chết, mất tích.
• Ý kiến của các thành viên: Văn bản ghi nhận ý kiến đồng ý của những người trong gia đình về việc cử chủ hộ mới.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Tùy vào địa bàn cư trú, người dân nộp hồ sơ tại:

• Tại thành phố trực thuộc Trung ương: Công an huyện, quận, thị xã.
• Tại tỉnh: Công an xã, thị trấn thuộc huyện; Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giáy hẹn trả kết quả. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan Công an phải hoàn thành việc điều chỉnh, bổ sung các thay đổi trong Sổ hộ khẩu cho người dân.

Lệ phí và lưu ý quan trọng

Về lệ phí, theo Thông tư 85/2019/TT-BTC, mức thu lệ phí đăng ký cư trú (bao gồm thay đổi thông tin trong Sổ hộ khẩu) sẽ do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương.

Lưu ý: Tại thời điểm tháng 9/2020, mặc dù Luật Cư trú mới đang được thảo luận nhưng Sổ hộ khẩu giấy vẫn có giá trị sử dụng bình thường. Người dân cần chủ động thực hiện thủ tục này sớm để tránh gặp khó khăn khi thực hiện các giao dịch liên quan đến đất đai, thừa kế hoặc các thủ tục hành chính khác yêu cầu xác nhận vai trò của chủ hộ.

"Trường hợp có thay đổi chủ hộ thì hộ gia đình phải làm thủ tục thay đổi chủ hộ. Người đến làm thủ tục phải xuất trình Sổ hộ khẩu; phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; ý kiến của những người trong gia đình về việc thay đổi chủ hộ." - Trích khoản 1 Điều 29 Luật Cư trú 2006.