Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc đăng ký người phụ thuộc là quyền lợi chính đáng giúp người nộp thuế giảm bớt số thuế phải nộp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít trường hợp do quên hoặc không nắm rõ quy định đã dẫn đến việc duy trì người phụ thuộc sai quy định, gây ra rủi ro bị truy thu và xử phạt. Vậy khi nào cần cắt giảm và thủ tục thực hiện ra sao?

Khi nào bắt buộc phải thực hiện cắt giảm người phụ thuộc?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, người nộp thuế có trách nhiệm thông báo kịp thời các thay đổi về người phụ thuộc cho cơ quan thuế. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Con cái đã thành niên: Khi con đủ 18 tuổi và có thu nhập vượt mức quy định (thường là trên 1 triệu đồng/tháng).
• Thay đổi khả năng lao động: Vợ hoặc chồng, bố mẹ trước đây mất khả năng lao động nhưng nay đã hồi phục và có thu nhập.
• Người phụ thuộc đã qua đời: Đây là trường hợp bắt buộc phải cắt giảm ngay tại thời điểm phát sinh.
• Thay đổi đối tượng nuôi dưỡng: Khi người phụ thuộc chuyển sang được người khác đăng ký giảm trừ.

Thủ tục cắt giảm trực tiếp tại cơ quan thuế

Đối với cá nhân tự quyết toán thuế và muốn thay đổi thông tin trực tiếp, căn cứ theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nay được cập nhật bởi các quy định mới hơn như Thông tư 86/2024/TT-BTC), hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu số 08-MST).
• Bản sao Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người phụ thuộc nếu có thay đổi thông tin định danh.

Cắt giảm thông qua cơ quan chi trả thu nhập (Doanh nghiệp)

Phần lớn người lao động hiện nay thực hiện cắt giảm thông qua doanh nghiệp nơi mình công tác. Quy trình này diễn ra như sau:

Bước 1: Người lao động gửi văn bản ủy quyền và các giấy tờ chứng minh sự thay đổi cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự.

Bước 2: Doanh nghiệp tổng hợp thông tin vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐK-TH-TCT hoặc mẫu 20-DK-TH-TCT ban hành kèm theo quy định hướng dẫn về đăng ký thuế.

Hướng dẫn nộp hồ sơ online nhanh chóng

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã hiện đại hóa quy trình kê khai. Người nộp thuế hoặc doanh nghiệp có thể thực hiện qua phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc trang Thuế điện tử:

1. Truy cập ứng dụng HTKK, chọn mục "Thuế thu nhập cá nhân" -> "Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh".
2. Tại cột "Thời gian tính giảm trừ", điền tháng kết thúc việc giảm trừ vào ô "Đến tháng".
3. Kết xuất file XML và nộp qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Việc chủ động thực hiện thủ tục này không chỉ giúp minh bạch nghĩa vụ thuế mà còn bảo vệ quyền lợi lâu dài của người nộp thuế trước các đợt thanh tra, kiểm tra thuế định kỳ.