Khi bắt đầu khởi nghiệp hoặc mở rộng quy mô, việc tìm kiếm một địa chỉ giao dịch ổn định và chuyên nghiệp là ưu tiên hàng đầu của mọi chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít trường hợp vì muốn tiết kiệm chi phí hoặc tận dụng không gian sẵn có mà các cá nhân đã lựa chọn căn hộ chung cư làm nơi đăng ký trụ sở chính. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng, thậm chí dẫn đến việc bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc bị xử phạt nặng nề.

Trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt ở đâu?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể là bối cảnh năm 2024 khi Luật Nhà ở 2023 đã chính thức có hiệu lực, trụ sở chính của doanh nghiệp tuyệt đối không được đặt tại căn hộ chung cư, nhà tập thể được xây dựng với mục đích chỉ để ở.

Để hiểu rõ hơn, chúng ta cần xem xét định nghĩa về nhà chung cư tại khoản 3 Điều 2 Luật Nhà ở 2023:

3. Nhà chung cư là nhà ở có từ 02 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp.

Dựa trên mục đích sử dụng, nhà chung cư được phân thành hai loại chính:

• Nhà chung cư chỉ để ở: Toàn bộ không gian được thiết kế phục vụ nhu cầu sinh hoạt của hộ gia đình, cá nhân.
• Nhà chung cư hỗn hợp: Có khu vực dành riêng cho mục đích để ở và khu vực dành riêng cho kinh doanh, thương mại, văn phòng.

Việc đặt trụ sở chính chỉ được phép thực hiện tại các phần diện tích có chức năng kinh doanh trong nhà chung cư hỗn hợp. Nếu căn hộ nằm trong khối nhà chỉ có chức năng để ở, doanh nghiệp sẽ không được phép đăng ký địa chỉ tại đây.

Hành vi bị nghiêm cấm theo Luật Nhà ở 2023

Pháp luật Việt Nam rất nghiêm khắc trong việc bảo vệ không gian sống của cư dân tại các khu chung cư. Tại điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, các hành vi bị nghiêm cấm bao gồm:

c) Tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư; sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; thay đổi, làm hư hại kết cấu chịu lực; chia, tách căn hộ không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép;

Quy định này nhằm đảm bảo an ninh, trật tự và an toàn phòng cháy chữa cháy cho cộng đồng cư dân. Việc biến căn hộ thành văn phòng, kho bãi hay cửa hàng sẽ làm gia tăng áp lực lên hạ tầng chung và ảnh hưởng đến quyền lợi của những người xung quanh.

Mức xử phạt khi đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư

Nếu cố tình vi phạm, cả chủ sở hữu căn hộ và doanh nghiệp đều phải đối mặt với những chế tài hành chính nghiêm khắc. Căn cứ theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP, mức phạt được quy định như sau:

1. Mức phạt tiền

Tại điểm e khoản 1 Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở.

Lưu ý quan trọng: Đây là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt tiền sẽ gấp 02 lần, tương đương từ 40.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả

Không chỉ dừng lại ở việc nộp phạt, doanh nghiệp còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo khoản 3 Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP:

• Buộc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích để ở.
• Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chấm dứt hoạt động tại địa chỉ đó và thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở chính sang một địa điểm hợp pháp khác.

Lời khuyên cho doanh nghiệp khi lựa chọn trụ sở

Để tránh những rắc rối pháp lý và thiệt hại về tài chính, trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở, doanh nghiệp cần:

1. Kiểm tra hồ sơ pháp lý của tòa nhà: Xác định rõ tòa nhà đó là chung cư thuần túy hay chung cư hỗn hợp.
2. Xác minh công năng của phần diện tích thuê: Yêu cầu chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu cung cấp giấy tờ chứng minh khu vực đó được phép sử dụng làm văn phòng, thương mại.
3. Tham vấn ý kiến chuyên gia: Nếu không chắc chắn, hãy liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp luật để được hỗ trợ kiểm tra thông tin quy hoạch và mục đích sử dụng đất.

Việc tuân thủ đúng quy định về địa chỉ trụ sở không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định mà còn xây dựng uy tín đối với đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.

Trên đây là những giải đáp chi tiết về vấn đề trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt ở đâu. Hy vọng thông tin này sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển.