Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam vào năm 2019, việc sở hữu một website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (TMĐT) không chỉ là cơ hội kinh doanh mà còn đi kèm với những trách nhiệm pháp lý khắt khe. Một trong những yêu cầu bắt buộc đối với các thương nhân, tổ chức khi đăng ký website cung cấp dịch vụ TMĐT với Bộ Công Thương là phải có Quy chế hoạt động rõ ràng, minh bạch.

Căn cứ pháp lý xây dựng Quy chế hoạt động Website TMĐT

Việc xây dựng quy chế hoạt động phải dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2019, cụ thể bao gồm:

• Nghị định 52/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ về thương mại điện tử.
• Thông tư 47/2014/TT-BCT về quản lý website thương mại điện tử.
• Nghị định 08/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh.

Nội dung chi tiết Mẫu Quy chế hoạt động Website TMĐT

Dưới đây là khung quy chế chi tiết dành cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc các loại hình doanh nghiệp khác tham khảo:

I. Nguyên tắc chung

1. Website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử [Tên Website] do Công ty [Tên Công ty] thực hiện hoạt động và vận hành. Thành viên trên website là các thương nhân, tổ chức, cá nhân có hoạt động thương mại hợp pháp được [Tên Website] chính thức công nhận và được phép sử dụng dịch vụ do Website cung cấp.

2. Nguyên tắc này áp dụng cho các thành viên đăng ký sử dụng, tham gia các dịch vụ được tổ chức trên Website [Tên Website].

II. Quy định chung

Trong Quy chế này, trừ khi chủ thể hoặc ngữ cảnh có quy định khác, các từ và cụm từ dưới đây được hiểu như sau:

• Dịch vụ thương mại điện tử: Là các dịch vụ được quy định tại Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP.
• Thành viên: Bao gồm người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ trên website.

III. Quy trình giao dịch

Ban quản lý Website cần xây dựng các quy trình cụ thể để đảm bảo tính minh bạch theo quy định tại Điều 54 Nghị định 52/2013/NĐ-CP:

1. Quy trình dành cho người mua hàng: Tìm kiếm sản phẩm -> Chọn hàng -> Đặt hàng -> Xác nhận đơn hàng -> Thanh toán -> Nhận hàng.

2. Quy trình dành cho người bán (đối tác): Đăng ký gian hàng -> Đăng tải sản phẩm -> Quản lý đơn hàng -> Giao hàng -> Nhận thanh toán.

3. Quy trình giao nhận vận chuyển: Mô tả rõ đơn vị vận chuyển, thời gian dự kiến và cách thức kiểm tra hành trình đơn hàng.

Quy trình giao dịch an toàn trên website thương mại điện tử (ảnh minh họa)

IV. Quy trình thanh toán

Website phải cung cấp các phương thức thanh toán an toàn. Theo Điều 71 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, thương nhân vận hành website phải thiết lập cơ chế để khách hàng rà soát và xác nhận thông tin chi tiết về từng giao dịch thanh toán trước khi thực hiện việc thanh toán.

V. Bảo vệ thông tin cá nhân khách hàng

Đây là nội dung cực kỳ quan trọng. Quy chế phải nêu rõ mục đích thu thập thông tin, phạm vi sử dụng, thời gian lưu trữ và cam kết bảo mật theo quy định từ Điều 68 đến Điều 73 Nghị định 52/2013/NĐ-CP.

VI. Quản lý thông tin xấu

Thành viên không được đăng tải các thông tin vi phạm pháp luật, hàng hóa thuộc danh mục cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

VII. Trách nhiệm trong trường hợp phát sinh lỗi kỹ thuật

Ban quản lý website cam kết nỗ lực đảm bảo sự an toàn và ổn định của toàn bộ hệ thống kỹ thuật. Tuy nhiên, trong trường hợp xảy ra sự cố do lỗi của Website, chúng tôi sẽ ngay lập tức áp dụng các biện pháp để đảm bảo quyền lợi cho người mua hàng.

VIII. Quyền và nghĩa vụ của Ban quản lý Website

Tuân thủ các quy định về trách nhiệm của thương nhân cung cấp dịch vụ sàn giao dịch TMĐT tại Điều 36 Nghị định 52/2013/NĐ-CP.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi đăng ký website TMĐT

Khi nộp hồ sơ đăng ký với Bộ Công Thương, doanh nghiệp cần lưu ý rằng Quy chế hoạt động phải được đóng dấu giáp lai của công ty. Mọi thay đổi trong quy chế phải được thông báo cho các thành viên và cập nhật lại trên hệ thống quản lý của Bộ Công Thương trong vòng 10 ngày làm việc.

Việc thiếu sót hoặc xây dựng quy chế không đúng quy định có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại điện tử.