Việc mở rộng quy mô hoạt động thông qua thành lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình công ty hợp danh. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi đó, Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty hợp danh trở thành văn bản pháp lý không thể thiếu.

Ký kết giấy ủy quyền là bước quan trọng trong thủ tục hành chính doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và thành lập đơn vị phụ thuộc được điều chỉnh chặt chẽ bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc thiết lập văn phòng đại diện.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự và thủ tục thực hiện.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT: Cung cấp các biểu mẫu chuẩn trong quá trình đăng ký.

Theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Do đó, việc ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục thành lập phải được lập thành văn bản rõ ràng.

Mẫu giấy ủy quyền cần đảm bảo tính chính xác về thông tin pháp lý (ảnh minh họa)

Nội dung cần có trong Giấy ủy quyền thành lập văn phòng đại diện

Một bản Giấy ủy quyền hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông tin Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Cần ghi chính xác tên công ty hợp danh, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và thông tin của người đại diện theo pháp luật (thường là thành viên hợp danh được phân công quản lý).

2. Thông tin Bên được ủy quyền

Ghi rõ họ tên, số Chứng minh nhân dân (hoặc Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực), địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại của người trực tiếp đi nộp hồ sơ.

3. Phạm vi ủy quyền

Đây là phần quan trọng nhất. Bên ủy quyền cần xác định rõ người được ủy quyền có quyền thực hiện các công việc như: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, nhận kết quả (Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện), ký các giấy tờ liên quan và giải trình với cơ quan chức năng nếu có yêu cầu.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được cập nhật theo quy định hiện hành tại thời điểm cuối năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY ỦY QUYỀN
(Về việc thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện)

I. BÊN ỦY QUYỀN:
Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................................. cấp ngày ........................
Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ................................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:
Họ và tên: ............................................................ Giới tính: ...................................
Số CMND/CCCD: ........................... do ........................... cấp ngày ........................
Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................
Chỗ ở hiện tại: .........................................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:
1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ..................... để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty.
2. Bên được ủy quyền có quyền lập, ký tên trên các văn bản, nhận thông báo và thực hiện các nghĩa vụ tài chính liên quan đến thủ tục nêu trên.
3. Giấy ủy quyền này có hiệu lực từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý khi thực hiện ủy quyền

Khi sử dụng Giấy ủy quyền này, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Người được ủy quyền khi đi thực hiện thủ tục phải mang theo bản chính CMND/CCCD để đối chiếu.
• Giấy ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP, tuy nhiên phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của công ty.
• Nội dung ủy quyền phải rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn với các thủ tục khác như sáp nhập hay giải thể.

Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và đúng pháp luật.