Giấy chứng nhận đăng ký thuế là văn bản quan trọng xác nhận nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ hoặc chuyển đổi địa điểm, không ít doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên gặp phải tình huống thất lạc hoặc mất mát loại giấy tờ này. Vậy bối cảnh pháp lý năm 2018 quy định xử lý vấn đề này như thế nào?

Doanh nghiệp cần bình tĩnh rà soát hồ sơ trước khi thực hiện thủ tục giải trình (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý và quy định về việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế

Tại thời điểm năm 2018, việc đăng ký và cấp lại các giấy tờ liên quan đến mã số thuế được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 95/2016/TT-BTC. Cụ thể, tại Điều 10 Thông tư 95/2016/TT-BTC quy định về việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế như sau:

"Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế của người nộp thuế bị mất, rách, nát, cháy, người nộp thuế gửi hồ sơ đề nghị cấp lại đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp."

Mặc dù pháp luật quy định thủ tục khá đơn giản, nhưng để đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro về việc bị lợi dụng mã số thuế, cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp có Công văn giải trình nêu rõ lý do mất mát.

2. Hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế năm 2018

Để được cơ quan thuế xem xét cấp lại, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế (Mẫu số 13-MST ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC).
• Công văn giải trình về việc mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế (đây là văn bản bổ trợ quan trọng).
• Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp không phải là đại diện pháp luật).

Việc ký kết và đóng dấu công văn giải trình phải được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật (ảnh minh họa)

3. Mẫu công văn giải trình về việc mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế

Dưới đây là mẫu công văn chi tiết dành cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên, được trình bày đúng quy chuẩn văn bản hành chính:

4. Những lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt

Mặc dù việc mất giấy chứng nhận không trực tiếp dẫn đến xử phạt hành chính nếu doanh nghiệp chủ động khai báo, nhưng nếu việc mất mát này dẫn đến chậm trễ trong việc thay đổi thông tin đăng ký thuế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 129/2013/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Thời hạn giải quyết cấp lại theo quy định là trong vòng 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện ngay khi phát hiện mất để đảm bảo các giao dịch kinh tế không bị gián đoạn.

Hy vọng mẫu công văn và hướng dẫn trên sẽ giúp các doanh nghiệp TNHH giải quyết nhanh chóng vướng mắc về hồ sơ thuế trong năm 2018.