Trong quá trình thực hiện các giao dịch dân sự, đặc biệt là thủ tục chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc khai nhận di sản thừa kế, nhiều người dân gặp phải tình huống oái oăm: Cơ quan công chứng yêu cầu phải có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người đã khuất để xác định tài sản chung hay riêng. Tuy nhiên, khi tìm đến UBND cấp xã, yêu cầu này thường bị từ chối. Vậy bế tắc này xuất phát từ đâu và có cách nào tháo gỡ?

Thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch bất động sản (ảnh minh họa)

Tại sao không thể cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết?

Căn cứ theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành như Nghị định 123/2015/NĐ-CP, pháp luật hiện hành không có quy định về việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết.

Dưới góc độ pháp lý, có hai lý do chính dẫn đến việc từ chối này:

• Chấm dứt năng lực hành vi dân sự: Khi một cá nhân qua đời, năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự của người đó cũng chấm dứt. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là văn bản xác nhận trạng thái nhân thân của một người đang sống để phục vụ các mục đích như kết hôn hoặc giao dịch tài sản.
• Vấn đề ủy quyền: Theo quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP (văn bản thay thế Thông tư 15/2015/TT-BTP), người yêu cầu cấp giấy xác nhận phải trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác. Người đã chết không thể thực hiện hành vi trực tiếp và cũng không thể lập văn bản ủy quyền hợp pháp.

Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:
1. Người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nộp Tờ khai theo mẫu quy định. Trường hợp yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình...

Các vướng mắc về giấy tờ thường phát sinh khi thực hiện thủ tục sang tên Sổ đỏ (ảnh minh họa)

Giải pháp tháo gỡ khi thực hiện giao dịch nhà đất

Dù UBND cấp xã từ chối cấp giấy theo đúng quy định pháp luật, nhưng nhu cầu xác minh tình trạng hôn nhân của người đã chết để làm sạch hồ sơ pháp lý nhà đất là có thật. Để giải quyết vấn đề này, người dân có thể tham khảo các phương án sau:

1. Xin xác nhận nội dung qua đơn kiến nghị

Thay vì yêu cầu cấp "Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân" theo mẫu chuẩn của Bộ Tư pháp, người thừa kế có thể viết đơn trình bày rõ mục đích (để làm thủ tục nhà đất) và xin UBND xã nơi người chết thường trú trước khi qua đời xác nhận về nội dung: "Trong thời gian cư trú tại địa phương, ông/bà A có/không đăng ký kết hôn với ai". Việc xác nhận này dựa trên hồ sơ hộ tịch còn lưu trữ tại địa phương.

2. Đề nghị Văn phòng công chứng thực hiện xác minh

Đây là cách làm chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Theo quy định của Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có quyền và trách nhiệm xác minh các tình tiết chưa rõ trong hồ sơ. Người dân có thể đề nghị công chứng viên gửi công văn xác minh chính thức đến UBND cấp xã hoặc cơ quan quản lý hộ tịch để làm rõ tình trạng hôn nhân của người đã chết. Kết quả trả lời bằng văn bản của cơ quan nhà nước sẽ là căn cứ pháp lý vững chắc để thực hiện công chứng giao dịch.

3. Sử dụng các giấy tờ thay thế khác

Trong một số trường hợp, các giấy tờ như: Sổ hộ khẩu (có ghi mối quan hệ), Bản án/Quyết định ly hôn, Giấy chứng tử của vợ/chồng trước đó... cũng có thể được kết hợp để chứng minh tình trạng hôn nhân của người đã khuất mà không nhất thiết phải có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Lời khuyên từ chuyên gia: Các quy định về hộ tịch và đất đai thường có sự chồng chéo. Khi gặp vướng mắc, người dân nên chủ động liên hệ với các tổ chức hành nghề công chứng hoặc luật sư để được hướng dẫn quy trình xác minh phù hợp, tránh việc đi lại nhiều lần giữa các cơ quan hành chính mà không giải quyết được vấn đề.