Ai là người có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH?

Trong bối cảnh pháp luật về lao động và an sinh xã hội ngày càng hoàn thiện, trách nhiệm quản lý sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) đã có những thay đổi quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi tối đa cho người lao động. Trước đây, chủ sử dụng lao động thường là bên nắm giữ sổ, điều này đôi khi gây khó khăn cho người lao động khi muốn tra cứu quá trình đóng hoặc khi chuyển công tác.

Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2016, khi Luật Bảo hiểm xã hội 2014 chính thức có hiệu lực, quyền tự quản lý tài sản an sinh này đã được trao lại cho chính người lao động. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định rõ người lao động có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH của mình.

Việc tự giữ sổ giúp người lao động chủ động hơn trong việc theo dõi mức đóng, mức hưởng và giám sát việc thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đi kèm với quyền lợi này là rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng sổ trong quá trình bảo quản cá nhân.

Mất sổ Bảo hiểm xã hội có được cấp lại không?

Câu trả lời là CÓ. Pháp luật hiện hành năm 2019 tạo điều kiện tối đa để người lao động khôi phục lại giấy tờ quan trọng này. Theo quy định tại Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cấp lại sổ BHXH trong các trường hợp: mất, hỏng, thay đổi số sổ, họ tên, ngày tháng năm sinh, hoặc người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

Đáng chú ý, mỗi người lao động chỉ được cấp duy nhất một mã số BHXH và một cuốn sổ BHXH duy nhất ghi nhận toàn bộ quá trình công tác. Nếu bạn có từ 02 sổ trở lên, cơ quan chức năng sẽ tiến hành thu hồi và gộp quá trình đóng vào một sổ mới để đảm bảo tính thống nhất trong quản lý dữ liệu.

Hồ sơ và thủ tục xin cấp lại sổ BHXH bị mất năm 2019

Để quá trình giải quyết được nhanh chóng, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo hướng dẫn tại Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Đây là mẫu tờ khai quan trọng nhất, người lao động cần điền đầy đủ thông tin cá nhân và tích vào ô đề nghị cấp lại sổ do mất.
• Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH: Trình bày rõ lý do mất sổ và cam đoan các thông tin cung cấp là chính xác.

Nộp hồ sơ ở đâu?

Người lao động có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:

1. Nộp trực tiếp: Tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi đang tham gia đóng BHXH hoặc nơi cư trú (đối với người đang bảo lưu thời gian đóng).
2. Nộp thông qua doanh nghiệp: Nếu đang làm việc tại các đơn vị, công ty, bạn có thể nộp hồ sơ cho bộ phận nhân sự để đơn vị thay mặt thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH.

Thời gian giải quyết và lệ phí

Về thời hạn cấp lại sổ, pháp luật quy định rất cụ thể nhằm tránh gây phiền hà cho người dân. Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH:

"Thời gian cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động làm việc thì thời hạn giải quyết không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết."

Đặc biệt quan trọng: Người lao động không phải nộp bất kỳ khoản lệ phí nào khi thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH do bị mất. Mọi hành vi thu phí của cán bộ hoặc đơn vị trung gian đều là trái quy định pháp luật.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Dù việc cấp lại sổ không quá phức tạp, nhưng để tránh mất thời gian và công sức, người lao động nên chụp ảnh hoặc lưu trữ mã số sổ BHXH vào điện thoại hoặc email cá nhân. Trong thời đại công nghệ số năm 2019, việc tra cứu thông tin BHXH trực tuyến cũng đã trở nên dễ dàng hơn, giúp bạn quản lý quá trình đóng bảo hiểm một cách khoa học và an toàn nhất.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định cơ quan BHXH có thẩm quyền hoặc cách điền mẫu tờ khai TK1-TS, hãy liên hệ trực tiếp với tổng đài hỗ trợ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để được hướng dẫn chi tiết.