Trong quá trình chuẩn bị cho ngày trọng đại hoặc thực hiện các giao dịch dân sự, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (thường gọi là Giấy xác nhận độc thân) là một trong những loại giấy tờ tùy thân quan trọng nhất. Tuy nhiên, không ít trường hợp người dân rơi vào tình cảnh trớ trêu như chị Lê Ngọc P.A (Bắc Ninh) khi lỡ làm mất bản gốc đã được cấp trước đó. Câu hỏi đặt ra là: Liệu có thể xin cấp lại khi không còn bản cũ để nộp lại cho cơ quan chức năng?

Mục đích và giá trị pháp lý của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Theo quy định tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không chỉ đơn thuần là một tờ giấy chứng nhận. Nó là căn cứ pháp lý để cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định một cá nhân có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình 2014 hay không.

Cụ thể, tại Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, loại giấy tờ này được sử dụng vào các mục đích chính sau:

• Đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài.
• Sử dụng vào mục đích khác như: Làm hồ sơ du học, vay vốn ngân hàng, hoặc thực hiện các giao dịch mua bán bất động sản để xác định tài sản riêng.

Một lưu ý cực kỳ quan trọng là Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ có giá trị sử dụng trong vòng 06 tháng kể từ ngày cấp. Sau thời hạn này, giấy tờ sẽ không còn giá trị pháp lý và người dân phải thực hiện thủ tục xin cấp mới.

Quy định về việc nộp lại bản cũ khi xin cấp mới

Pháp luật hiện hành quy định rất chặt chẽ về việc quản lý loại giấy tờ này để tránh tình trạng một người sử dụng nhiều giấy xác nhận cho các mục đích khác nhau hoặc vi phạm chế độ một vợ một chồng. khoản 6 Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP nêu rõ:

"Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Điều này, thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó."

Như vậy, trong tình huống của chị P.A, do mục đích ban đầu là mua nhà đất và hiện tại là đăng ký kết hôn, chị bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp lại. Tuy nhiên, rào cản lớn nhất chính là việc chị đã làm mất bản cũ.

Giải pháp nào khi lỡ làm mất Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân?

Mặc dù quy định yêu cầu phải nộp lại bản cũ, nhưng pháp luật cũng không "đóng cửa" đối với những trường hợp bất khả kháng hoặc sơ suất làm mất giấy tờ. Trong bối cảnh năm 2019, khi gặp phải tình huống này, người dân cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Trình báo và giải trình
Người yêu cầu cần đến UBND cấp xã nơi đã cấp giấy trước đó để trình báo về việc mất giấy tờ. Bạn sẽ phải viết một bản tường trình nêu rõ lý do mất, cam đoan về việc chưa sử dụng giấy đó để đăng ký kết hôn ở bất kỳ đâu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình.

Bước 2: Xác minh từ phía cơ quan chức năng
Công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra lại Sổ hộ tịch. Nếu thông tin khớp đúng và xác nhận người dân chưa thực hiện đăng ký kết hôn dựa trên số hiệu giấy đã cấp trước đó, cơ quan chức năng sẽ có cơ sở để xem xét cấp lại bản mới.

Bước 3: Tiếp nhận kết quả
Sau khi hoàn tất quá trình xác minh (thường không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ), UBND sẽ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới cho người dân với mục đích sử dụng mới.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để tránh những rắc rối không đáng có, khi nhận được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bạn nên chụp ảnh hoặc photo lại một bản để lưu trữ. Trong trường hợp làm mất, hãy chủ động liên hệ sớm với cơ quan tư pháp để được hướng dẫn, tránh để sát ngày cưới mới đi làm thủ tục vì quá trình xác minh có thể mất thời gian hơn dự kiến nếu bạn từng cư trú tại nhiều nơi khác nhau.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp chị P.A và bạn đọc hiểu rõ hơn về quyền lợi cũng như trách nhiệm của mình khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến hôn nhân và gia đình.