Nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn là một trong những trách nhiệm pháp lý bắt buộc của người sử dụng lao động nhằm bảo đảm nguồn tài chính cho hoạt động bảo vệ quyền lợi người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn còn mơ hồ về thời hạn, mức đóng dẫn đến việc vô tình hoặc cố ý vi phạm. Với việc ban hành Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công đoàn về tài chính công đoàn (có hiệu lực từ ngày 15/06/2026), các chế tài xử lý hành vi chậm đóng, không đóng kinh phí công đoàn đã được siết chặt hơn bao giờ hết. Vậy cụ thể trường hợp nào doanh nghiệp sẽ bị truy thu phí công đoàn và mức phạt ra sao?

1. Trường hợp nào bị truy thu phí công đoàn theo quy định mới?

Theo quy định tại Điều 29 Văn bản hợp nhất 90/VBHN-VPQH năm 2025 (hợp nhất từ Luật Công đoàn 2024), đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động bao gồm: doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các cơ quan, tổ chức khác có sử dụng lao động.

Đáng chú ý, tại Điều 6 Nghị định 105/2026/NĐ-CP, Chính phủ đã làm rõ ranh giới giữa hành vi "chậm đóng" và "không đóng" kinh phí công đoàn để làm căn cứ truy thu và xử phạt:

• Chậm đóng kinh phí công đoàn: Là hành vi của đối tượng đóng kinh phí công đoàn chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng theo mức quy định kể từ sau thời hạn đóng quy định tại Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP (thông thường là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo đối với phương thức đóng hằng tháng).
• Không đóng kinh phí công đoàn: Là hành vi thuộc một trong các trường hợp:
  • Không trích, đóng kinh phí công đoàn;
  • Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định;
  • Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định.

Ví dụ thực tế: Công ty A tại TP.HCM có 100 lao động thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc hằng tháng. Đến kỳ đóng kinh phí công đoàn tháng 4/2026 (hạn cuối là ngày 31/05/2026), Công ty A chỉ trích đóng cho 80 lao động và đóng thiếu số tiền tương ứng của 20 lao động còn lại. Nếu quá thời hạn 60 ngày kể từ ngày 31/05/2026 mà Công ty A vẫn không đóng bù cho 20 lao động này, hành vi của công ty sẽ bị chuyển từ "chậm đóng" sang "không đóng kinh phí công đoàn" đối với phần đóng thiếu và chắc chắn sẽ bị cơ quan chức năng lập biên bản vi phạm, tiến hành truy thu toàn bộ số tiền thiếu hụt kèm theo lãi suất chậm đóng.

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát danh sách lao động để tránh bị truy thu phí công đoàn (ảnh minh họa)

2. Mức xử phạt đối với hành vi chậm đóng, không đóng kinh phí công đoàn

Không chỉ dừng lại ở việc bị truy thu số tiền còn thiếu, doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ tài chính công đoàn còn phải đối mặt với mức phạt hành chính rất cao theo quy định tại Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:

1. Đối với hành vi chậm đóng, đóng không đúng mức hoặc đóng không đủ số người:
   • Phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính.
   • Mức phạt tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân (đối với tổ chức/doanh nghiệp vi phạm, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tức là tối đa lên đến 150.000.000 đồng theo nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
2. Đối với hành vi không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động:
   • Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính.
   • Mức phạt tối đa cũng khống chế ở mức 75.000.000 đồng đối với cá nhân (và tối đa 150.000.000 đồng đối với tổ chức/doanh nghiệp).

Biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc:

Chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày có quyết định xử phạt, người sử dụng lao động phải nộp cho tổ chức công đoàn số tiền kinh phí công đoàn chậm đóng, đóng chưa đủ hoặc chưa đóng và khoản tiền lãi của số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng, chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.

Đây là gánh nặng tài chính không hề nhỏ đối với các doanh nghiệp cố tình chây ỳ, trốn đóng kinh phí công đoàn. Việc tính lãi suất chậm đóng dựa trên mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước sẽ khiến số tiền phải nộp tăng lên nhanh chóng theo thời gian chậm trễ.

3. Trường hợp đặc biệt được miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn

Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp gặp khó khăn khách quan trong quá trình sản xuất kinh doanh, Điều 30 Văn bản hợp nhất 90/VBHN-VPQH năm 2025 và các điều khoản hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP đã bổ sung cơ chế nhân văn cho phép miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn:

• Miễn đóng kinh phí công đoàn (Điều 11 Nghị định 105/2026/NĐ-CP): Áp dụng cho doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện giải thể theo Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Hợp tác xã 2023 hoặc phá sản theo Luật Phá sản 2014, Luật Phục hồi, phá sản 2025. Doanh nghiệp sẽ được xem xét miễn số tiền chưa đóng khi công đoàn tham gia phương án giải quyết nợ hoặc nộp đơn yêu cầu áp dụng thủ tục phá sản.
• Giảm mức đóng kinh phí công đoàn (Điều 12 Nghị định 105/2026/NĐ-CP): Doanh nghiệp đã hết thời gian tạm dừng đóng nhưng vẫn tiếp tục gặp khó khăn, phải cắt giảm từ 30% lao động trở lên (đối với quy mô dưới 200 lao động) hoặc từ 50 lao động trở lên (đối với quy mô từ 200 đến 1000 lao động) sẽ được xem xét giảm mức đóng tối đa 20%, thời gian giảm không quá 06 tháng.
• Tạm dừng đóng kinh phí công đoàn (Điều 13 Nghị định 105/2026/NĐ-CP): Doanh nghiệp gặp khó khăn do khủng hoảng kinh tế, thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn dẫn đến phải tạm dừng sản xuất kinh doanh từ 30 ngày trở lên và có từ 50% số lao động trở lên phải tạm thời nghỉ việc (đáp ứng điều kiện tạm dừng đóng BHXH bắt buộc theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP) thì được tạm dừng đóng tối đa 12 tháng.

Đặc biệt, khoản 3 Điều 6 Nghị định 105/2026/NĐ-CP khẳng định rõ: "Trường hợp tạm dừng đóng kinh phí công đoàn, giảm mức đóng kinh phí công đoàn không thuộc trường hợp chậm đóng, không đóng kinh phí công đoàn". Do đó, doanh nghiệp đã được cơ quan công đoàn có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng sẽ hoàn toàn không bị xem là vi phạm pháp luật và không bị tính lãi chậm đóng.

Tóm lại, trước bối cảnh các quy định mới của Luật Công đoàn và Nghị định 105/2026/NĐ-CP chuẩn bị đi vào cuộc sống, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quỹ lương, số lượng lao động thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc để thực hiện trích nộp kinh phí công đoàn đầy đủ và đúng hạn. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, không bị truy thu phí công đoàn hay xử phạt hành chính, mà còn thể hiện sự đồng hành, chăm lo thiết thực cho đời sống của người lao động tại đơn vị.

Trên đây là toàn bộ thông tin giải đáp cho câu hỏi: Trường hợp nào doanh nghiệp bị truy thu phí công đoàn? Hy vọng bài viết mang lại nhiều kiến thức hữu ích cho quý doanh nghiệp và bạn đọc.