Trong bối cảnh cả nước đang đẩy mạnh việc sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính (ĐVHC), vấn đề bảo tồn và quản lý tài liệu lưu trữ trở thành nhiệm vụ sống còn. Đặc biệt, những hồ sơ liên quan đến đất đai và các dự án đầu tư được coi là "kho báu" dữ liệu, nếu để xảy ra thất thoát sẽ gây ra những hệ lụy khôn lường cho công tác quản lý nhà nước và quyền lợi của người dân.

Mệnh lệnh bảo vệ an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ

Thực hiện Kết luận 155-KL/TW của Bộ Chính trị và Ban Bí thư, Bộ Nội vụ đã ban hành Công văn 2608/BNV-CVTLTNN gửi các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương. Yêu cầu cốt lõi được đặt ra là phải bảo đảm tất cả tài liệu lưu trữ được bảo quản tuyệt đối an toàn, không hư hỏng, không thất thoát trong suốt quá trình chuyển giao, sáp nhập.

Việc sắp xếp ĐVHC thường đi kèm với sự thay đổi về nhân sự và địa điểm làm việc, đây chính là giai đoạn nhạy cảm nhất đối với công tác văn thư. Theo quy định tại Luật Lưu trữ 2024, việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp thành lập, giải thể, nhập, chia ĐVHC phải được thực hiện nghiêm ngặt theo quy trình nghiệp vụ.

Số hóa: Giải pháp then chốt trước thời hạn 30/6/2025

Để hiện đại hóa công tác lưu trữ và tạo thuận lợi cho việc bàn giao, Bộ Nội vụ yêu cầu các địa phương đẩy mạnh tiến độ số hóa tài liệu tại cấp huyện và cấp xã. Mục tiêu đặt ra là hoàn thành việc số hóa trước ngày 30/6/2025. Đây không chỉ là giải pháp bảo vệ tài liệu gốc mà còn là nền tảng để xây dựng Nền tảng Lưu trữ số quốc gia dùng chung.

Các địa phương cần khẩn trương thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Hoàn thành thống kê, phân loại và khoanh vùng dữ liệu tài liệu trong hệ thống để sẵn sàng bàn giao.
• Đánh giá thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin để tiếp nhận phần mềm Kho lưu trữ số.
• Xây dựng phương án tổng thể tổ chức lại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương ngay sau khi sáp nhập.

"Bảo đảm tất cả tài liệu lưu trữ được bảo quản tuyệt đối an toàn, không hư hỏng, không thất thoát trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, nhất là tài liệu lưu trữ về đất đai và các dự án đầu tư." - Trích nội dung chỉ đạo tại Công văn 2608/BNV-CVTLTNN.

Sẵn sàng cho kỷ nguyên lưu trữ mới

Từ ngày 01/7/2025, Luật Lưu trữ 2024 sẽ chính thức có hiệu lực thi hành. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh toàn bộ hoạt động lưu trữ trong giai đoạn mới. Việc chuẩn bị nguồn lực, điều kiện kỹ thuật và con người ngay từ bây giờ là yếu tố quyết định để luật đi vào cuộc sống một cách hiệu quả.

Việc bảo vệ an toàn hồ sơ đất đai không chỉ là nhiệm vụ hành chính mà còn là trách nhiệm bảo vệ tài sản quốc gia và quyền lợi hợp pháp của mỗi công dân. Các tỉnh, thành phố cần chỉ đạo quyết liệt và gửi báo cáo kết quả thực hiện về Bộ Nội vụ đúng thời hạn quy định.