Trong môi trường làm việc hiện đại, việc doanh nghiệp hỗ trợ chi phí điện thoại cho nhân viên đã trở nên vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, không phải kế toán hay người lao động nào cũng nắm rõ các quy định khắt khe để khoản phụ cấp này không bị tính vào thu nhập chịu thuế cá nhân và được ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Khoản phụ cấp điện thoại có bị tính thuế TNCN?

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC), các khoản khoán chi điện thoại cho người lao động sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu mức chi này phù hợp với quy định của doanh nghiệp.

Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Như vậy, nếu doanh nghiệp chi trả cao hơn mức khoán đã quy định trong các văn bản nội bộ, phần chi vượt mức đó sẽ phải cộng vào thu nhập để tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến.

Điều kiện để phụ cấp điện thoại là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để khoản chi này được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện tại Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể:

• Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Đặc biệt, mức hưởng và điều kiện hưởng phải được ghi cụ thể trong một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty.

Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro bị truy thu thuế khi thanh tra, doanh nghiệp nên xây dựng một quy chế tài chính rõ ràng, trong đó quy định cụ thể định mức phụ cấp điện thoại cho từng vị trí công việc. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí thuế mà còn tạo sự minh bạch, công bằng trong chế độ đãi ngộ nhân viên. Ngoài ra, kế toán cần lưu ý việc thanh toán các khoản chi trên 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo tính hợp lệ.