Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong ngành giáo dục không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn là nền tảng để bảo vệ quyền lợi của người học và duy trì giá trị lịch sử của hệ thống giáo dục quốc dân. Nhằm chuẩn hóa hoạt động này, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT, đưa ra những thay đổi quan trọng về thời hạn bảo quản tài liệu từ ngày 01/7/2025.

Quy định mới về thời hạn lưu trữ hồ sơ giáo dục từ 01/7/2025

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT, văn bản này quy định chi tiết về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý giáo dục và các cơ sở giáo dục trong hệ thống giáo dục quốc dân. Quy định này được xây dựng dựa trên căn cứ của Luật Giáo dục 2019 và Luật Lưu trữ 2024.

Thông tư phân loại tài liệu thành 12 nhóm chính, bao gồm từ hồ sơ chung, giáo dục mầm non, phổ thông đến đào tạo đại học, thạc sĩ, tiến sĩ và cả công tác hợp tác quốc tế.

Những loại hồ sơ giáo dục bắt buộc phải lưu trữ vĩnh viễn

Một trong những điểm đáng chú ý nhất là danh mục các tài liệu có giá trị đặc biệt phải được bảo quản vĩnh viễn. Đây là những hồ sơ mang tính chiến lược hoặc pháp lý cốt lõi của cơ sở giáo dục. Cụ thể:

• Hồ sơ chính sách: Các định hướng, phương hướng, chiến lược và quy hoạch phát triển giáo dục và đào tạo dài hạn.
• Hồ sơ pháp lý cơ sở: Hồ sơ thành lập, sáp nhập, chia tách hoặc giải thể các trường mầm non, phổ thông, đại học và các trung tâm giáo dục thường xuyên.
• Hồ sơ chuyên môn cốt lõi: Chương trình giáo dục phổ thông, sách giáo khoa đã được phê duyệt, và các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước.
• Hồ sơ nhân sự và văn bằng: Sổ gốc cấp văn bằng tốt nghiệp các cấp (từ THCS đến Tiến sĩ) và hồ sơ về các nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú.

Thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ học sinh, sinh viên và thi cử

Đối với các hoạt động giáo dục hằng ngày, Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT cũng quy định rất chi tiết để tránh việc lưu trữ tràn lan gây lãng phí tài nguyên nhưng vẫn đảm bảo tính đối soát:

• Hồ sơ tuyển sinh: Thường được lưu trữ từ 10 năm hoặc cho đến khi học sinh kết thúc khóa học (tùy cấp học).
• Bài thi và kiểm tra: Bài kiểm tra định kỳ tại trường phổ thông lưu trữ 02 năm. Trong khi đó, bài thi tốt nghiệp THPT và hồ sơ đăng ký dự thi phải được lưu giữ trong 05 năm.
• Học bạ: Theo quy định, học bạ sẽ được trả cho học sinh khi ra trường hoặc chuyển trường, cơ sở giáo dục không giữ lại vĩnh viễn nhưng phải lưu trữ sổ đăng bộ vĩnh viễn để đối soát thông tin.
• Hồ sơ kỷ luật: Tùy mức độ, từ khiển trách (10 năm) đến buộc thôi học (vĩnh viễn).

"Thời hạn lưu trữ mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không ngắn hơn thời hạn lưu trữ được quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư này. Khi lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan, phải xem xét mức độ đầy đủ của phông lưu trữ tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử."

(Trích Điều 4 Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT)

Lời khuyên cho các cơ sở giáo dục

Việc áp dụng quy định mới từ ngày 01/7/2025 đòi hỏi các nhà trường và cơ quan quản lý giáo dục cần rà soát lại toàn bộ kho lưu trữ hiện tại. Các đơn vị nên đẩy mạnh việc số hóa hồ sơ theo Thông tư 13/2023/TT-BNV để tối ưu hóa không gian và tăng cường khả năng bảo mật thông tin. Đặc biệt, đối với những tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn, cần có chế độ bảo quản đặc biệt để tránh hư hỏng do điều kiện môi trường.

Việc tuân thủ đúng thời hạn lưu trữ không chỉ là chấp hành pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của ngành giáo dục đối với tương lai của thế hệ trẻ.