Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc số hóa các tài liệu truyền thống không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn là yêu cầu cấp thiết để xây dựng Chính phủ điện tử. Tuy nhiên, để một văn bản giấy sau khi quét (scan) hoặc chuyển đổi có giá trị pháp lý tương đương bản gốc, cơ quan và tổ chức cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định mới nhất.

3 điều kiện "vàng" để thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Nghị định 137/2024/NĐ-CP, thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khắt khe được nêu tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023. Cụ thể:

"1. Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây: a) Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy; b) Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu; c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi."

Việc đảm bảo tính toàn vẹn có nghĩa là nội dung của văn bản không bị thay đổi trong suốt quá trình chuyển đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.

Quy định chi tiết về ký hiệu riêng và mã QR trên văn bản điện tử

Một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định 137/2024/NĐ-CP là việc cụ thể hóa các thông tin cần hiển thị trên thông điệp dữ liệu sau chuyển đổi. Các thông tin này bao gồm:

• Ký hiệu riêng bằng chữ: Thể hiện rõ thông điệp dữ liệu đã được chuyển đổi từ văn bản giấy.
• Thời gian thực hiện: Ghi rõ ngày, giờ thực hiện việc chuyển đổi.
• Thông tin chủ thể: Tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện việc chuyển đổi này.

Đặc biệt, pháp luật khuyến khích việc ứng dụng công nghệ để tăng cường tính minh bạch. Cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn hiển thị bổ sung mã phản hồi nhanh (QR) hoặc các hình thức mã hóa khác. Điều này giúp việc tra cứu và xác thực thông tin bằng các phương tiện điện tử trở nên nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết.

Các trường hợp đặc biệt: Công chứng và Thủ tục hành chính

Nghị định cũng phân tách rõ ràng các quy trình cho từng lĩnh vực chuyên biệt để tránh chồng chéo văn bản pháp luật:

Đối với hoạt động công chứng, chứng thực: Việc chuyển đổi để phục vụ sao y, sao lục, trích sao phải tuân thủ theo các quy định chuyên ngành về công chứng, chứng thực và công tác văn thư hiện hành.

Đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính: Ký hiệu riêng xác nhận việc chuyển đổi từ bản giấy sang bản điện tử sẽ thực hiện theo quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý độc giả và các tổ chức nắm vững quy trình số hóa tài liệu, đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong giao dịch điện tử. Nghị định 137/2024/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 23/10/2024.