Bước ngoặt mới trong thẩm quyền chứng thực tại cơ sở

Nhằm tiếp tục tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong lĩnh vực chứng thực sau khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị hành chính, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn 4158/BTP-BTTP. Đây được xem là văn bản quan trọng hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, đặc biệt là trong bối cảnh triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp.

Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký duyệt hồ sơ chứng thực (ảnh minh họa)

Thẩm quyền chứng thực của Chủ tịch UBND cấp xã theo quy định mới

Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, sau khi thực hiện tinh gọn bộ máy và bỏ cấp huyện tại một số địa phương, Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu (gọi chung là cấp xã) sẽ trực tiếp đảm nhiệm các nhiệm vụ chứng thực quan trọng. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành:

• Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và các hợp đồng, giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Áp dụng các nội dung sửa đổi về hộ tịch, quốc tịch và chứng thực tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 07/2025/NĐ-CP.
• Tuân thủ việc phân định thẩm quyền quản lý nhà nước theo Điều 14 Nghị định 120/2025/NĐ-CP.

Cơ chế ủy quyền: Giải pháp giảm tải áp lực hành chính

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất là việc cho phép Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền thực hiện chứng thực. Căn cứ vào Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025, người đứng đầu chính quyền cấp xã có thể ủy quyền cho:

• Người đứng đầu các cơ quan chuyên môn hoặc tổ chức hành chính khác trực thuộc.
• Công chức chuyên môn thuộc UBND cấp xã.

Việc đóng dấu chứng thực được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định ủy quyền (ảnh minh họa)

Việc ủy quyền này không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết thủ tục hành chính cho người dân mà còn phải đảm bảo phù hợp với năng lực, điều kiện thực tế tại địa phương để giữ vững chất lượng hoạt động chứng thực.

"Người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác sử dụng văn bản và con dấu của cơ quan, tổ chức mình để thực hiện chứng thực. Công chức thuộc UBND cấp xã sử dụng văn bản và con dấu của UBND cấp xã, thực hiện ký thừa ủy quyền để chứng thực."

Bộ Tư pháp cũng đề nghị UBND các tỉnh, thành phố cần chủ động trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh xem xét, ban hành các quy định chi tiết về phạm vi nhiệm vụ được ủy quyền, nhằm tạo sự thống nhất và đồng bộ trong triển khai mô hình chính quyền địa phương mới.