Trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng gay gắt, việc chăm lo đời sống cho người lao động thông qua các khoản chi phúc lợi không chỉ là trách nhiệm mà còn là chiến lược giữ chân nhân tài của doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để các khoản chi này được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) lại là một bài toán khiến nhiều kế toán đau đầu.

Bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên: Mức chi bao nhiêu là "an toàn"?

Một trong những vướng mắc phổ biến nhất hiện nay là việc mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động. Theo hướng dẫn từ cơ quan thuế, khoản chi này hoàn toàn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện khắt khe về định mức và chứng từ.

Cụ thể, mức chi mua bảo hiểm nhân thọ cho mỗi cá nhân không được vượt quá 03 triệu đồng/tháng. Phần chi vượt mức này sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và các điều kiện quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 91/2014/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Nguyên tắc "vàng": Không hạch toán trùng nguồn chi

Một sai lầm mà nhiều doanh nghiệp nhà nước hoặc công ty có vốn góp chi phối của Nhà nước thường mắc phải là hạch toán trùng lắp. Theo khoản 4 Điều 32 Nghị định 91/2015/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đã tính khoản chi phúc lợi vào chi phí được trừ thì tuyệt đối không được hạch toán thêm một lần nữa vào nguồn quỹ phúc lợi.

"Đối với doanh nghiệp nhà nước, công ty có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước trong năm có các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động đã tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi thì cần đảm bảo nguyên tắc một khoản chi phúc lợi không hạch toán trùng từ hai nguồn."

Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Tổng mức chi phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân

Pháp luật hiện hành khống chế tổng số các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Đây là "ngưỡng" quan trọng mà kế toán cần theo dõi sát sao.

Các khoản chi này bao gồm: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Lưu ý khi mua bảo hiểm trả một lần cho nhiều kỳ

Đối với các loại bảo hiểm mà doanh nghiệp mua trả một lần nhưng sử dụng cho nhiều kỳ kế toán, quy định yêu cầu phải thực hiện phân bổ chi phí theo từng kỳ. Điều này nhằm phản ánh đúng bản chất kinh tế và nguyên tắc phù hợp trong kế toán, tránh việc dồn chi phí vào một kỳ làm sai lệch kết quả kinh doanh và nghĩa vụ thuế.

Tóm lại, để tối ưu hóa quyền lợi cho người lao động mà vẫn đảm bảo an toàn về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC. Việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ và hạch toán đúng nguồn là chìa khóa để doanh nghiệp tự tin trước mọi kỳ quyết toán thuế.