Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc tối ưu hóa chi phí thuế luôn là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi thực tế phát sinh đều được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tính đến thời điểm tháng 10/2020, có 7 khoản chi phí quan trọng bị khống chế định mức mà kế toán và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh việc bị loại chi phí khi quyết toán.

1. Khống chế chi trang phục cho người lao động

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với khoản chi trang phục nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, mức chi bị khống chế như sau:

• Chi bằng tiền: Không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm. Phần chi vượt mức này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.
• Chi bằng hiện vật: Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và không bị khống chế mức trần 5 triệu đồng, miễn là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Chi kết hợp cả tiền và hiện vật: Phần chi bằng tiền vẫn bị khống chế tối đa 5 triệu đồng, còn phần hiện vật phải có hóa đơn.

2. Tổng chi phí có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Các khoản chi phúc lợi như nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ điều trị, hay khen thưởng con em nhân viên là nguồn động viên lớn cho người lao động. Tuy nhiên, khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC quy định tổng số chi phúc lợi không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Doanh nghiệp cần lưu ý tập hợp đầy đủ chứng từ cho các khoản chi này để được ghi nhận trong phạm vi định mức cho phép.

3. Khống chế khấu hao đối với xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi

Đây là một trong những khoản chi phí thường xuyên bị điều chỉnh khi thanh tra thuế. Căn cứ khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Quy định này không áp dụng đối với ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn hoặc xe mẫu, lái thử của các đơn vị kinh doanh ô tô.

4. Chi quỹ hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ

Nhằm khuyến khích an sinh xã hội nhưng vẫn đảm bảo quản lý thuế, khoản 3 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC quy định mức khống chế đối với các khoản chi nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ cho người lao động là không quá 03 triệu đồng/tháng/người.

Điều kiện đi kèm là doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động theo quy định của pháp luật.

5. Mức giảm trừ gia cảnh thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Một thay đổi lớn trong năm 2020 mà các doanh nghiệp cần cập nhật khi tính lương và quyết toán thuế TNCN cho nhân viên là mức giảm trừ gia cảnh mới theo Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14:

• Mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
• Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng.

Mức giảm trừ này được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2020, giúp giảm bớt gánh nặng thuế cho người lao động trong bối cảnh kinh tế khó khăn.

6. Khống chế mức hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa xuất khẩu

Theo Điều 2 Thông tư 25/2018/TT-BTC, số thuế GTGT được hoàn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu không vượt quá 10% doanh thu của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu đó.

Ngoài ra, cơ sở kinh doanh chỉ được xét hoàn thuế nếu số thuế GTGT đầu vào sau khi bù trừ với số thuế phải nộp của hàng hóa tiêu thụ nội địa còn lại từ 300 triệu đồng trở lên.

7. Chi phí lãi vay đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết

Đây là quy định nhằm chống chuyển giá và xói mòn nguồn thu thuế. Theo Điều 1 Nghị định 68/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 20/2017/NĐ-CP), tổng chi phí lãi vay được trừ không vượt quá 30% tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay và chi phí khấu hao (EBITDA) trong kỳ.

Điểm mới của Nghị định 68 là cho phép bù trừ lãi tiền gửi, lãi cho vay và cho phép chuyển phần chi phí lãi vay vượt mức sang các kỳ tính thuế tiếp theo trong vòng 05 năm.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc nắm vững các định mức khống chế trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn chủ động trong việc lập kế hoạch tài chính và tối ưu hóa dòng tiền. Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát các khoản chi phí phát sinh, đối chiếu với các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính để đảm bảo hồ sơ quyết toán thuế luôn minh bạch và chính xác.