Trong hoạt động quản lý Nhà nước, con dấu không chỉ là công cụ xác nhận tính pháp lý của văn bản mà còn là minh chứng cho một giai đoạn lịch sử, một thể chế chính trị. Thông thường, khi một cơ quan giải thể hoặc đổi tên, con dấu cũ sẽ bị thu hồi và tiêu hủy. Tuy nhiên, theo quy định tại Quyết định 19/2019/QĐ-TTg có hiệu lực từ ngày 01/07/2019, một số loại con dấu đặc biệt sẽ được giữ lại để phục vụ công tác nghiên cứu lịch sử.

Những con dấu nào được 'đặc cách' giữ lại thay vì tiêu hủy?

Không phải mọi con dấu đều được giữ lại. Theo điều 4 Quyết định 19/2019/QĐ-TTg, danh sách các cơ quan, tổ chức và chức danh được giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng bao gồm:

• Các chức danh lãnh đạo cao cấp: Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội.
• Các cơ quan lập pháp và giám sát: Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Kiểm toán Nhà nước...
• Các cơ quan hành pháp: Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các Tổng cục (trừ Tổng cục thuộc Bộ Quốc phòng).
• Hệ thống tư pháp: Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân các cấp (từ tối cao đến cấp huyện).
• Chính quyền địa phương: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp.

Việc giữ lại các con dấu này nhằm mục đích lưu trữ lâu dài, giúp các nhà khoa học, nhà sử học có thêm tư liệu quý giá khi nghiên cứu về sự thay đổi bộ máy hành chính qua các thời kỳ.

Quy trình bàn giao và bảo quản nghiêm ngặt tại Lưu trữ lịch sử

Để đảm bảo an toàn và tránh việc lợi dụng con dấu cũ vào mục đích bất chính, quy trình bàn giao được quy định rất chặt chẽ. Cơ quan đăng ký mẫu con dấu (thường là cơ quan Công an) sau khi thu hồi con dấu hết giá trị phải thông báo và bàn giao cho cơ quan Lưu trữ lịch sử trong vòng 15 ngày.

Tại cơ quan Lưu trữ lịch sử, các con dấu này sẽ được:

• Vệ sinh sạch sẽ và bảo quản trong điều kiện tiêu chuẩn để tránh hư hỏng, oxy hóa.
• Thống kê và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý hiện đại.
• Cung cấp phục vụ nghiên cứu tại chỗ dưới sự giám sát của cán bộ lưu trữ.

Cơ hội tiếp cận cho các nhà nghiên cứu và tổ chức

Pháp luật không chỉ dừng lại ở việc bảo quản mà còn mở ra cơ hội để các tổ chức, cá nhân tiếp cận nguồn tư liệu này. Theo điều 7 Quyết định 19/2019/QĐ-TTg, trình tự xét duyệt được thực hiện như sau:

"1. Cơ quan, tổ chức có nhu cầu nghiên cứu về con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải có văn bản gửi Lưu trữ lịch sử, trong đó nêu rõ thời gian, mục đích và nội dung nghiên cứu. Cá nhân có nhu cầu nghiên cứu về con dấu hết giá trị sử dụng tại Lưu trữ lịch sử phải có một trong những giấy tờ sau: thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu."

Thời hạn xét duyệt yêu cầu nghiên cứu rất nhanh chóng, chỉ trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận yêu cầu hợp lệ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho công tác khoa học.

Việc ban hành Quyết định 19/2019/QĐ-TTg là một bước đi quan trọng trong việc thực hiện Luật Lưu trữ 2011 và Nghị định 99/2016/NĐ-CP, góp phần bảo tồn những giá trị văn hóa - lịch sử của nền hành chính quốc gia.