Nhằm đẩy mạnh tiến trình số hóa và đơn giản hóa thủ tục hành chính, Chính phủ đã ban hành Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế 2025. Một trong những cải cách đột phá, mang lại sự tiện lợi lớn cho người dân chính là cơ chế tự động đồng bộ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế. Quy định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2026.

Bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính thuế

Trước đây, mỗi khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, họ tên hay ngày tháng năm sinh, người nộp thuế phải chủ động thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế trong thời hạn quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính. Thủ tục này thường đòi hỏi người dân phải chuẩn bị hồ sơ giấy hoặc thực hiện kê khai trực tuyến trên các cổng dịch vụ công, gây mất thời gian và công sức.

Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2026, với sự liên thông toàn diện giữa các hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia, người nộp thuế sẽ được giảm bớt gánh nặng này. Đây là nỗ lực cụ thể hóa chủ trương xây dựng Chính phủ số, giúp tối ưu hóa trải nghiệm của người dân khi thực hiện các nghĩa vụ thuế.

04 thông tin cá nhân được tự động cập nhật với cơ quan thuế

Theo quy định tại điểm e.3 khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, trong trường hợp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế, hệ thống quản lý thuế sẽ tự động đồng bộ khi cá nhân thay đổi một trong 04 thông tin sau:

• Họ và tên: Khi cá nhân thực hiện thay đổi họ, tên đệm hoặc tên khai sinh hợp pháp và được cập nhật trên hệ thống dân cư.
• Số định danh cá nhân: Số định danh cá nhân (chính là số Căn cước công dân/Căn cước) khi có sự điều chỉnh hoặc cấp mới.
• Ngày tháng năm sinh: Áp dụng đối với công dân có quốc tịch Việt Nam khi có sự đính chính thông tin hộ tịch.
• Hộ chiếu: Áp dụng đối với người nộp thuế là người nước ngoài khi thay đổi thông tin hộ chiếu.

Khi các thông tin trên được cập nhật thành công trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống quản lý xuất nhập cảnh, dữ liệu sẽ tự động truyền sang Hệ thống thông tin quản lý thuế. Cơ quan thuế sẽ tự động cập nhật vào mã số thuế của cá nhân mà người nộp thuế không cần phải nộp bất kỳ tờ khai hay hồ sơ thay đổi thông tin nào.

"Người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm e.2 khoản này không phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin với cơ quan thuế trong trường hợp cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế và tự động đồng bộ khi thông tin của cá nhân có thay đổi. Hệ thống thông tin quản lý thuế thực hiện gửi thông báo tự động cho người nộp thuế biết về thông tin thay đổi đã được cập nhật" - Trích điểm e.3 khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Trường hợp nào vẫn phải tự thực hiện thủ tục thay đổi thông tin?

Mặc dù cơ chế tự động đồng bộ mang lại sự tiện lợi tối đa, người nộp thuế cũng cần lưu ý các trường hợp ngoại lệ dưới đây để tránh việc chậm trễ cập nhật thông tin dẫn đến các rủi ro pháp lý:

1. Khi cơ sở dữ liệu chưa được kết nối hoặc đồng bộ thành công

Trong trường hợp hệ thống kỹ thuật gặp sự cố hoặc tại các địa bàn chưa hoàn tất việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa hai cơ sở dữ liệu quốc gia, người nộp thuế vẫn phải có trách nhiệm tự thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin trực tiếp với cơ quan thuế.

Theo quy định tại điểm e.2 khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, thời hạn để cá nhân tự thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế là 20 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc ngày ghi trên hộ chiếu. Riêng đối với các cá nhân cư trú tại các xã miền núi vùng cao, biên giới, hải đảo, thời hạn này được kéo dài lên thành 30 ngày làm việc.

2. Thay đổi các thông tin khác ngoài 04 thông tin nêu trên

Cần lưu ý rằng cơ chế tự động đồng bộ chỉ áp dụng đối với 04 thông tin cốt lõi (Họ tên, Số định danh, Ngày sinh, Hộ chiếu). Đối với các thông tin đăng ký thuế khác như: địa chỉ nhận thông báo thuế, số điện thoại liên lạc, email, thông tin về người phụ thuộc, hoặc thông tin tài khoản ngân hàng liên kết... người nộp thuế vẫn phải chủ động thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế theo đúng quy định hiện hành.

Việc chủ động kiểm tra và cập nhật thông tin thuế không chỉ giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định của Luật Quản lý thuế 2025 mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa khi thực hiện các giao dịch tài chính, quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc nhận các khoản hoàn thuế từ ngân sách nhà nước.