Việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp tỉnh không chỉ là câu chuyện về địa giới mà còn kéo theo hàng loạt thay đổi trong quản lý chuyên môn, đặc biệt là lĩnh vực công chứng. Để đảm bảo tính liên tục và ổn định, Bộ Tư pháp đã ban hành hướng dẫn cụ thể về cách đặt tên, quản lý dữ liệu và cấp thẻ công chứng viên tại các địa phương sau sáp nhập.

Tên gọi Phòng công chứng: Ưu tiên sự ổn định và tiết kiệm

Một trong những vấn đề được quan tâm nhất là việc đặt lại tên gọi cho các Phòng công chứng. Theo hướng dẫn tại Công văn 3961/BTP-BTTP, tên gọi mới phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của Luật Công chứng 2024.

Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh mới có trách nhiệm xem xét và quyết định số thứ tự của các Phòng công chứng trên địa bàn. Nguyên tắc cốt lõi được đặt ra là phải tối đa hóa sự ổn định trong tổ chức và hoạt động, đồng thời tiết kiệm chi phí cho xã hội và hạn chế tối đa việc phát sinh các thủ tục hành chính rườm rà cho người dân.

Cơ sở dữ liệu công chứng: Kế thừa hay xây mới?

Đối với cơ sở dữ liệu công chứng – "trái tim" của hoạt động quản lý, UBND cấp tỉnh sau khi hình thành có hai lựa chọn:

• Tiếp tục sử dụng cơ sở dữ liệu của một trong các tỉnh, thành phố cũ đã sáp nhập.
• Quyết định xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng hoàn toàn mới.

Dù lựa chọn phương án nào, việc xây dựng và nâng cấp hệ thống đều phải thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản liên quan để đảm bảo tính bảo mật và liên thông dữ liệu.

Quy tắc "vàng" trong việc đặt mã số và cấp thẻ

Sau khi sắp xếp, các Văn phòng công chứng sẽ được cấp số Giấy đăng ký hoạt động mới. Cấu trúc mã số này được quy định rất chi tiết để dễ dàng quản lý trên quy mô quốc gia:

• 2 chữ số đầu: Là mã tỉnh theo quy định tại Quyết định 19/2025/QĐ-TTg.
• 4 chữ số tiếp theo: Ghi nhận năm cấp lần đầu.
• 2 chữ số kế tiếp: Mã loại hình Văn phòng công chứng.
• 4 chữ số cuối: Số thứ tự đăng ký dùng chung.

Tương tự, số thẻ công chứng viên cũng sẽ bao gồm mã tỉnh mới và số thứ tự cấp thẻ. Tuy nhiên, các công chứng viên có thể yên tâm vì thẻ được cấp trước ngày Luật Công chứng 2024 có hiệu lực vẫn tiếp tục được sử dụng bình thường.

Giá dịch vụ công chứng tối đa: Đảm bảo quyền lợi người dân

Về mức giá dịch vụ, UBND cấp tỉnh mới có trách nhiệm ban hành biểu giá dịch vụ công chứng tối đa áp dụng thống nhất trên địa bàn mới. Trong giai đoạn chuyển tiếp, khi chưa kịp ban hành quy định mới, các địa phương có thể tạm thời áp dụng mức giá hiện hành của các tỉnh cũ để tránh gián đoạn phục vụ người dân.

Những hướng dẫn kịp thời này từ Bộ Tư pháp không chỉ giúp các tổ chức hành nghề công chứng sớm ổn định bộ máy mà còn đảm bảo mọi giao dịch dân sự của người dân diễn ra thông suốt, an toàn pháp lý trong bối cảnh thay đổi đơn vị hành chính.