Trong quản trị cơ quan, việc xử lý tài liệu hết giá trị không chỉ đơn thuần là dọn dẹp kho bãi mà còn là một quy trình pháp lý nghiêm ngặt nhằm bảo vệ bí mật nhà nước và tối ưu hóa nguồn lực. Từ ngày 01/7/2025, khi Luật Lưu trữ 2024 chính thức có hiệu lực, các quy định về tiêu hủy tài liệu đã được cụ thể hóa tại Thông tư 06/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Thẩm định tài liệu: 'Màng lọc' an toàn trước khi tiêu hủy

Trước khi một trang giấy được đưa vào máy hủy, cơ quan tổ chức phải trải qua bước thẩm định vô cùng khắt khe. Theo quy định tại Điều 13 Thông tư 06/2025/TT-BNV, hồ sơ đề nghị thẩm định phải bao gồm đầy đủ Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy, Danh mục tài liệu, Bản thuyết minh và Biên bản họp Hội đồng.

Cơ quan thẩm định có trách nhiệm phản hồi bằng văn bản trong vòng 25 ngày. Đối với các tài liệu tại lưu trữ lịch sử, quy trình này còn yêu cầu sự tham gia của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc Sở Nội vụ tùy theo cấp quản lý, đảm bảo không có tài liệu quý hiếm nào bị tiêu hủy sai quy định.

Quy trình 4 bước tiêu hủy tài liệu chuẩn pháp lý

Việc tổ chức hủy tài liệu không được thực hiện tùy tiện mà phải tuân thủ trình tự 4 bước được quy định tại khoản 2 Điều 15 Thông tư 06/2025/TT-BNV:

• Bước 1: Đóng gói và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy một cách an toàn, tránh thất lạc thông tin.
• Bước 2: Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và đơn vị thực hiện hủy.
• Bước 3: Tiến hành hủy tài liệu bằng phương pháp phù hợp (như nghiền bột giấy, cắt nhỏ...) đảm bảo không thể phục hồi thông tin.
• Bước 4: Lập biên bản về việc hủy tài liệu với đầy đủ chữ ký, đóng dấu của các bên liên quan.

Thời hạn và phương pháp thực hiện cần lưu ý

Một điểm mới đáng chú ý là tính kỷ luật về thời gian. Cơ quan lưu trữ phải tổ chức hủy tài liệu chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền. Phương pháp hủy phải được lựa chọn sao cho triệt để, không để lộ lọt nội dung tài liệu ra bên ngoài.

Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp cơ quan tối ưu không gian lưu trữ mà còn là lá chắn pháp lý quan trọng, tránh các sai phạm về quản lý tài liệu công theo quy định của Luật Lưu trữ 2024. Các tổ chức cần chủ động rà soát và kiện toàn Hội đồng xét hủy ngay từ bây giờ để sẵn sàng áp dụng quy định mới từ tháng 7/2025.