Trong hoạt động đấu thầu qua mạng, việc tuân thủ các quy định về tài chính không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố đảm bảo tính liên tục cho hồ sơ năng lực của doanh nghiệp. Mới đây, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành Thông tư 05/2024/TT-BKHĐT, quy định chi tiết về quản lý và sử dụng các chi phí trong lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Thời hạn nộp chi phí duy trì tên và hồ sơ năng lực

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 05/2024/TT-BKHĐT, chi phí duy trì tên và hồ sơ năng lực của nhà thầu, nhà đầu tư trên Hệ thống phải được nộp trước ngày 01/4 hằng năm. Quy định này áp dụng cho tất cả các năm, ngoại trừ năm đầu tiên doanh nghiệp đăng ký trên Hệ thống.

Đáng chú ý, riêng đối với năm 2024 - năm chuyển tiếp thực hiện các quy định mới, cơ quan quản lý đã nới lỏng thời hạn nộp chi phí này đến trước ngày 01/7/2024 để các đơn vị có đủ thời gian chuẩn bị và thích nghi.

Cơ chế bảo lưu và khấu trừ linh hoạt cho doanh nghiệp

Pháp luật hiện hành cũng tạo điều kiện tối đa cho các nhà thầu thông qua cơ chế nộp phí dài hạn và bảo lưu phí khi tạm ngừng hoạt động:

• Nộp phí nhiều năm: Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp chi phí duy trì cho nhiều năm (tối đa 05 năm). Số tiền này sẽ được Hệ thống tự động khấu trừ tương ứng theo từng năm tài chính.
• Trường hợp tạm ngừng tài khoản: Nếu trạng thái tài khoản của nhà thầu là tạm ngừng trong toàn bộ năm (từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12), doanh nghiệp sẽ không phải nộp chi phí duy trì cho năm đó.
• Bảo lưu chi phí: Đối với những đơn vị đã nộp phí trước nhưng sau đó tạm ngừng hoạt động cả năm, số tiền còn lại sẽ được bảo lưu và tự động khấu trừ cho các năm tiếp theo ngay sau khi tài khoản được khôi phục.

Các mốc thời gian quan trọng khác cần ghi nhớ

Bên cạnh phí duy trì, nhà thầu cần đặc biệt lưu tâm đến hai mốc thời gian sau để tránh việc hồ sơ bị coi là không hợp lệ hoặc vi phạm quy trình:

1. Chi phí nộp hồ sơ dự thầu: Phải được hoàn tất trong vòng 14 ngày kể từ ngày mở thầu.
2. Chi phí nhà thầu trúng thầu: Thời hạn thanh toán là 30 ngày kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu được đăng tải chính thức trên Hệ thống.

Việc chậm trễ trong các khoản phí này có thể dẫn đến những hệ lụy pháp lý không đáng có, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và cơ hội tham gia các dự án trong tương lai của doanh nghiệp.

Cần lưu ý rằng, Thông tư 05/2024/TT-BKHĐT đã chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 19/4/2024.