Trách nhiệm của doanh nghiệp tư nhân trong việc tham gia bảo hiểm

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp tư nhân khi có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên bắt buộc phải đăng ký tham gia các loại bảo hiểm cho người lao động. Việc trích nộp tiền bảo hiểm không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi an sinh cho đội ngũ nhân sự.

Kế toán doanh nghiệp thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội (ảnh minh họa)

Quy trình trích nộp Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc

Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, người sử dụng lao động có trách nhiệm trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc. Đồng thời, doanh nghiệp phải trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định để chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.

Khoản 1 Điều 86 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định: "Hằng tháng, người sử dụng lao động đóng trên quỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội của người lao động quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và h khoản 1 Điều 2 của Luật này..."

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm hoặc theo khoán, phương thức đóng có thể linh hoạt hơn: hằng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần. Tuy nhiên, thời hạn cuối cùng vẫn là ngày cuối cùng của phương thức đóng đã chọn.

Trích nộp Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Về Bảo hiểm y tế

Căn cứ Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi 2014, doanh nghiệp phải đóng BHYT cho người lao động và trích từ tiền lương của họ để nộp vào quỹ BHYT của cơ quan bảo hiểm cấp huyện nơi đặt trụ sở. Thời hạn đóng tương tự như BHXH, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng.

Trụ sở cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đăng ký tham gia (ảnh minh họa)

Về Bảo hiểm thất nghiệp

Theo Luật Việc làm 2013, doanh nghiệp phải lập hồ sơ tham gia BHTN trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Mức đóng BHTN được tính trên tiền lương tháng, nhưng nếu mức lương này cao hơn 20 tháng lương tối thiểu vùng thì chỉ đóng theo mức trần là 20 tháng lương tối thiểu vùng.

Địa điểm và phương thức nộp tiền bảo hiểm

Việc xác định địa điểm đóng bảo hiểm rất quan trọng để tránh thất lạc hồ sơ hoặc nộp sai tuyến:

• Trụ sở chính: Đóng tại cơ quan BHXH cấp tỉnh/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở theo phân cấp của BHXH tỉnh.
• Chi nhánh: Đóng tại cơ quan bảo hiểm nơi chi nhánh trực tiếp hoạt động.

Hiện nay, theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, quy trình thu đã được đơn giản hóa, khuyến khích doanh nghiệp thực hiện qua giao dịch điện tử để tiết kiệm thời gian.

Hệ quả pháp lý khi chậm đóng hoặc trốn đóng bảo hiểm

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các mốc thời gian để tránh bị truy thu lãi suất:

1. Chậm đóng từ 30 ngày trở lên: Phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền bảo hiểm chưa đóng.
2. Hành vi trốn đóng: Bao gồm việc không đóng đủ số người, không đóng đủ số tiền hoặc chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm. Từ ngày 01/01/2016, các hành vi này sẽ bị xử lý nghiêm, ngoài việc truy thu đủ số tiền còn phải chịu lãi suất chậm đóng theo quy định.

Hằng năm, cơ quan BHXH sẽ tổ chức kiểm tra hồ sơ tại ít nhất 50% số đơn vị trên địa bàn. Nếu phát hiện dấu hiệu khai man, giả mạo hồ sơ, doanh nghiệp sẽ đối mặt với thanh tra chuyên ngành và các hình thức xử phạt hành chính, thậm chí là hình sự tùy mức độ vi phạm.

Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp tư nhân nên thiết lập hệ thống theo dõi lương và bảo hiểm chặt chẽ, thực hiện nộp tiền trước ngày 25 hàng tháng để đảm bảo dòng tiền được ghi nhận kịp thời trên hệ thống của cơ quan bảo hiểm, tránh các rắc rối phát sinh vào ngày cuối tháng.