Không khí Tết Kỷ Hợi 2019 đang tràn ngập khắp các nẻo đường, nhưng đối với bộ phận nhân sự và kế toán, đây lại là thời điểm "căng mình" nhất trong năm. Không chỉ giải quyết các công việc tồn đọng, doanh nghiệp còn phải đối mặt với hàng loạt thời hạn báo cáo pháp lý quan trọng. Việc chậm trễ không chỉ gây ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động mà còn khiến doanh nghiệp đứng trước rủi ro bị xử phạt hành chính đáng tiếc.

1. Đánh giá và báo cáo tình hình tai nạn lao động năm 2018

Một trong những nhiệm vụ đầu tiên doanh nghiệp cần hoàn thành ngay trong nửa đầu tháng 1/2019 là báo cáo về an toàn lao động. Theo quy định tại Thông tư 08/2016/TT-BLĐTBXH, người sử dụng lao động có trách nhiệm thống kê, đánh giá và công bố tình hình tai nạn lao động xảy ra tại cơ sở trong năm 2018.

"Người sử dụng lao động phải gửi báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động về Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính của đơn vị trước ngày 15 tháng 01 năm sau."

Do đó, hạn chót để doanh nghiệp nộp báo cáo này là ngày 15/01/2019. Nội dung báo cáo cần chi tiết về số vụ, số người bị nạn, mức độ thiệt hại và các biện pháp khắc phục đã triển khai.

2. Báo cáo tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp năm 2018

Song song với báo cáo tai nạn lao động, doanh nghiệp cũng cần thực hiện nghĩa vụ báo cáo về bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Căn cứ theo Nghị định 28/2015/NĐ-CP, cụ thể là tại Điều 32, doanh nghiệp phải báo cáo Sở Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình tham gia BHTN của năm trước.

Thời hạn nộp báo cáo này cũng là trước ngày 15/01/2019. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt thực trạng sử dụng lao động và thực hiện các chính sách an sinh xã hội kịp thời.

3. Thông báo tình hình biến động lao động tháng 1/2019

Đối với các doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự trong tháng đầu năm, việc thông báo biến động lao động là bắt buộc. Theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, trước ngày 03 hằng tháng, doanh nghiệp phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở về tình hình biến động lao động của tháng trước đó.

Vì tháng 1/2019 kết thúc vào thứ Năm, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để thông báo tình hình biến động lao động tháng 1 trước ngày 03/02/2019. Tuy nhiên, do kỳ nghỉ Tết Kỷ Hợi bắt đầu từ ngày 02/02/2019 (tức 28 tháng Chạp), doanh nghiệp nên chủ động hoàn thành việc này sớm hơn để tránh cập rập.

4. Quyết toán và nộp lệ phí môn bài năm 2019

Lệ phí môn bài là nghĩa vụ thuế đầu tiên trong năm mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện. Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP, thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01/2019.

Mức nộp lệ phí môn bài dựa trên vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư:

• Tổ chức có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm.
• Tổ chức có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: 1.000.000 đồng/năm.

5. Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN tháng 1/2019

Việc đảm bảo quyền lợi bảo hiểm cho người lao động trước khi nghỉ Tết là vô cùng quan trọng. Căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị phải trích tiền đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN.

Như vậy, trước ngày 31/01/2019, doanh nghiệp phải hoàn tất việc chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH. Việc này giúp người lao động yên tâm nghỉ Tết và đảm bảo thẻ BHYT có giá trị sử dụng liên tục.

6. Nộp kinh phí công đoàn tháng 1/2019

Cuối cùng, doanh nghiệp không được quên nghĩa vụ nộp kinh phí công đoàn. Theo Nghị định 191/2013/NĐ-CP, mức đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động.

Thời điểm đóng kinh phí công đoàn được thực hiện mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc. Do đó, hạn chót cũng là ngày 31/01/2019. Đây là nguồn kinh phí quan trọng để tổ chức Công đoàn thực hiện các hoạt động chăm lo đời sống, tặng quà Tết cho đoàn viên và người lao động.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Với khối lượng công việc lớn và thời gian nghỉ Tết kéo dài, các doanh nghiệp nên lập bảng kế hoạch chi tiết (Checklist) và ưu tiên hoàn thành các báo cáo có thời hạn ngày 15/01 trước. Việc chủ động nộp thuế và bảo hiểm sớm không chỉ giúp tránh lỗi hệ thống nghẽn mạng vào những ngày cuối tháng mà còn giúp bộ phận kế toán có thời gian nghỉ ngơi trọn vẹn bên gia đình.