Trong hoạt động logistics, việc thiếu hụt hoặc sai sót trong bộ hồ sơ hàng hóa có thể dẫn đến những thiệt hại kinh tế khổng lồ, thậm chí là tranh chấp pháp lý kéo dài. Vậy đâu là những loại giấy tờ "sống còn" mà doanh nghiệp cần lưu ý?

Chứng từ vận chuyển hàng hóa là gì?

Hiểu một cách đơn giản, chứng từ vận chuyển hàng hóa là tập hợp các tài liệu chứa đựng thông tin chi tiết về hàng hóa, hành trình và các bên liên quan. Chúng không chỉ đi kèm hàng hóa trên đường giao đến bên nhận mà còn đóng vai trò là chứng nhận quyền sở hữu (như vận đơn, hóa đơn) hoặc bằng chứng cho việc tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển.

4 nhóm chứng từ vận chuyển phổ biến theo phương thức vận tải

Tùy thuộc vào hình thức vận chuyển, pháp luật Việt Nam có những quy định cụ thể về các loại chứng từ tương ứng.

1. Vận tải đường biển: Vận đơn là "vua"

Căn cứ quy định tại Điều 148 Bộ luật hàng hải Việt Nam 2015, các loại chứng từ bao gồm:

• Vận đơn (Bill of Lading): Bằng chứng về việc nhận hàng, sở hữu hàng hóa và hợp đồng vận chuyển.
• Vận đơn suốt đường biển: Dùng khi có ít nhất 02 người vận chuyển tham gia.
• Giấy gửi hàng đường biển: Không được chuyển nhượng, là bằng chứng nhận hàng.

Điều 148. Chứng từ vận chuyển
1. Chứng từ vận chuyển bao gồm vận đơn, vận đơn suốt đường biển, giấy gửi hàng đường biển và chứng từ vận chuyển khác. Mẫu vận đơn, vận đơn suốt đường biển do doanh nghiệp phát hành và phải được gửi, lưu tại cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải.

2. Vận tải đường sắt: Hóa đơn gửi hàng là căn cứ pháp lý

Theo khoản 2 Điều 55 Luật Đường sắt 2017, hóa đơn gửi hàng hóa là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng vận tải.

2. Hóa đơn gửi hàng hóa là bộ phận của hợp đồng vận tải do doanh nghiệp kinh doanh vận tải đường sắt lập và giao cho người thuê vận tải sau khi người thuê vận tải giao hàng hóa; hóa đơn gửi hàng hóa phải có chữ ký của người thuê vận tải hoặc người được người thuê vận tải ủy quyền.

3. Vận tải đường hàng không: Vận đơn House Bill và Master Bill

Tại Điều 128 Luật hàng không dân dụng Việt Nam 2006, vận đơn hàng không là bằng chứng quan trọng nhất.

• Vận đơn nhà (House bill): Do người nhận giao hàng cấp cho chủ hàng.
• Vận đơn chủ (Master bill): Do hãng hàng không trực tiếp cấp.

4. Vận tải đường bộ: Những giấy tờ "phải có" trên cabin

Mặc dù Luật giao thông đường bộ 2008 không liệt kê chi tiết danh mục chứng từ vận chuyển như các lĩnh vực khác, nhưng thực tế yêu cầu các loại giấy tờ sau:

• Giấy tờ xe: Đăng ký, kiểm định, bảo hiểm bắt buộc.
• Hợp đồng vận chuyển: Thể hiện thỏa thuận về khối lượng, cước phí và trách nhiệm.
• Giấy đi đường và Phiếu thu cước: Phục vụ hạch toán và theo dõi hành trình.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc nắm vững các quy định về chứng từ không chỉ giúp hàng hóa lưu thông thông suốt mà còn là "lá chắn" bảo vệ doanh nghiệp khi xảy ra sự cố mất mát hoặc hư hỏng. Hãy luôn kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký và con dấu trên các loại vận đơn trước khi khởi hành.