Thủ tục thành lập và thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh luôn là bước khởi đầu quan trọng đối với mọi tổ chức, cá nhân khi gia nhập thị trường. Để hỗ trợ tối đa cho cộng đồng khởi nghiệp và các doanh nghiệp đang hoạt động, hệ thống pháp luật Việt Nam liên tục được cải cách, đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Trong đó, việc ban hành hệ thống biểu mẫu thống nhất đóng vai trò then chốt giúp chuẩn hóa hồ sơ và rút ngắn thời gian xử lý tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hiện nay, các cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp cần áp dụng nghiêm ngặt hệ thống biểu mẫu mới nhất được ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2026/TT-BTC) hướng dẫn chi tiết Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Nghị định 296/2026/NĐ-CP của Chính phủ.

1. Tầm quan trọng của việc áp dụng đúng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp

Việc sử dụng sai biểu mẫu hoặc áp dụng các văn bản đã hết hiệu lực như Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ đăng ký kinh doanh bị cơ quan quản lý từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Điều này không chỉ làm mất thời gian, công sức của người nộp hồ sơ mà còn có thể làm lỡ các cơ hội kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp.

Hệ thống biểu mẫu mới được thiết kế tối ưu hóa nhằm tích hợp liên thông các thủ tục giữa cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và cơ quan quản lý lao động, bảo hiểm xã hội. Do đó, việc điền chính xác thông tin theo đúng mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng.

2. Danh mục biểu mẫu đăng ký thành lập doanh nghiệp mới nhất

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp lựa chọn, chủ đầu tư cần chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tương ứng. Dưới đây là danh mục các biểu mẫu đăng ký thành lập doanh nghiệp phổ biến nhất:

• Mẫu số 1: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với Doanh nghiệp tư nhân.
• Mẫu số 2: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Mẫu số 3: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Mẫu số 4: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với Công ty cổ phần.
• Mẫu số 5: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với Công ty hợp danh.

Bên cạnh Giấy đề nghị, tùy thuộc vào loại hình công ty, hồ sơ đăng ký thành lập bắt buộc phải kèm theo các danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập để làm rõ cơ cấu sở hữu:

• Mẫu số 6: Danh sách thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Mẫu số 7: Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần.
• Mẫu số 8: Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.
• Mẫu số 9: Danh sách thành viên công ty hợp danh.
• Mẫu số 10: Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (đây là biểu mẫu mới nhằm tăng cường tính minh bạch tài chính và phòng chống rửa tiền).

3. Danh mục biểu mẫu thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các thủ tục khác

Trong quá trình hoạt động, khi có sự thay đổi về vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính hoặc thông tin thành viên, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh bằng các biểu mẫu sau:

• Mẫu số 12: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Biểu mẫu này áp dụng đa năng cho các trường hợp thay đổi địa chỉ, vốn, ngành nghề, thông tin thuế...
• Mẫu số 13: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Mẫu số 14: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Mẫu số 15: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Mẫu số 16: Thông báo về việc cho thuê doanh nghiệp tư nhân.

Đối với các hoạt động mở rộng quy mô hoặc điều chỉnh tình trạng hoạt động, doanh nghiệp sử dụng các biểu mẫu chuyên biệt:

• Mẫu số 17: Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc Thông báo lập địa điểm kinh doanh.
• Mẫu số 18: Thông báo về việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài.
• Mẫu số 19: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Mẫu số 26: Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Mẫu số 27: Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Mẫu số 28: Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Mẫu số 30: Thông báo về việc giải thể doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

4. Những lưu ý quan trọng khi kê khai biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp

Để đảm bảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chấp thuận ngay trong lần nộp đầu tiên, người thực hiện thủ tục cần lưu ý các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Thông tin nhất quán: Mọi thông tin về họ tên, số định danh cá nhân (Căn cước công dân/Hộ chiếu), địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc của người đại diện pháp luật, thành viên, cổ đông phải hoàn toàn trùng khớp với dữ liệu dân cư quốc gia và các giấy tờ pháp lý đính kèm.
• Kê khai ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh phải được mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần lưu ý đáp ứng các tiêu chuẩn về chứng chỉ hành nghề hoặc vốn pháp định trước khi đi vào hoạt động thực tế.
• Chữ ký hợp lệ: Tất cả các biểu mẫu giấy đề nghị, thông báo, danh sách thành viên phải được ký trực tiếp bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Trường hợp nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử, chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh phải được xác thực đúng quy định.

Việc nắm vững và áp dụng chính xác hệ thống biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 68/2025/TT-BTC và các văn bản sửa đổi bổ sung mới nhất là chìa khóa giúp doanh nghiệp khởi đầu thuận lợi, tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.