Báo tăng BHXH: Hồ sơ, thủ tục thực hiện và mức phạt chậm báo tăng mới nhất
Khi phát sinh người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hoặc có nhân sự bắt đầu đóng lại sau thời gian tạm hoãn/nghỉ không hưởng lương, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục báo tăng BHXH theo đúng thời hạn luật định. Việc chủ động nắm rõ quy trình kê khai, thành phần hồ sơ cũng như trách nhiệm pháp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo tối đa quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro xử phạt không đáng có.
1. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện báo tăng BHXH?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có nghĩa vụ kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc của người lao động cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
"Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội."
Theo đó, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục đăng ký báo tăng BHXH trong các trường hợp cụ thể sau đây:
- Doanh nghiệp tuyển dụng mới: Người lao động ký kết hợp đồng lao động xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định.
- Quay trở lại làm việc sau thời gian hoãn hợp đồng: Người lao động đi làm lại sau thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động.
- Quay trở lại làm việc sau khi nghỉ không hưởng lương: Người lao động đi làm trở lại sau khoảng thời gian nghỉ không hưởng lương mà trước đó doanh nghiệp đã làm thủ tục báo giảm.
- Kết thúc thời gian nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau dài ngày: Người lao động trở lại làm việc sau thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau thuộc diện trước đó tạm ngừng đóng bảo hiểm.
2. Hồ sơ và thủ tục đăng ký báo tăng BHXH mới nhất
Để quy trình kê khai diễn ra thuận lợi, người sử dụng lao động và người lao động cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo hướng dẫn hành chính hiện hành của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
2.1. Thành phần hồ sơ báo tăng BHXH
Hồ sơ đăng ký báo tăng BHXH hoàn chỉnh bao gồm 01 bộ, cụ thể các văn bản như sau:
Đối với phía người lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (theo Mẫu TK1-TS) – áp dụng với người lao động tham gia lần đầu hoặc đã có mã số BHXH nhưng còn thiếu thông tin.
- Giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu thuộc diện ưu đãi theo quy định).
Đối với phía doanh nghiệp (Người sử dụng lao động):
- Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (theo Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (theo Mẫu D02-LT).
- Các giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc tuyển dụng, ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tiếp nhận lao động.
2.2. Phương thức nộp hồ sơ báo tăng BHXH
Hiện nay, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH quản lý trực tiếp:
- Nộp hồ sơ điện tử (Khuyến khích): Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử (I-VAN) hoặc nộp qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam / Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thực hiện ký số và gửi trực tuyến.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích: Doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ giấy qua hệ thống bưu điện đến cơ quan BHXH địa phương.
- Nộp trực tiếp: Đơn vị đến nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH quận/huyện/tỉnh.
3. Thời hạn cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ báo tăng
Theo quy định tại khoản 4 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, thời hạn xử lý hồ sơ báo tăng và cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT được quy định rõ ràng:
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.
- Trường hợp không giải quyết hoặc hồ sơ không đáp ứng điều kiện, cơ quan BHXH phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do cho doanh nghiệp.
4. Mức phạt đối với hành vi chậm báo tăng BHXH áp dụng từ 10/9/2026
Việc không đăng ký hoặc báo tăng BHXH chậm trễ cho người lao động là hành vi vi phạm pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội. Căn cứ theo khoản 2 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn đăng ký sẽ bị xử phạt hành chính như sau:
| Số lượng người lao động vi phạm | Mức phạt đối với Cá nhân | Mức phạt đối với Tổ chức (Doanh nghiệp) |
|---|---|---|
| Dưới 10 người lao động | 05 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
| Từ 10 đến dưới 50 người | 10 – 15 triệu đồng | 20 – 30 triệu đồng |
| Từ 50 đến dưới 100 người | 15 – 20 triệu đồng | 30 – 40 triệu đồng |
| Từ 100 đến dưới 300 người | 20 – 30 triệu đồng | 40 – 60 triệu đồng |
| Từ 300 đến dưới 500 người | 30 – 40 triệu đồng | 60 – 80 triệu đồng |
| Từ 500 đến dưới 700 người | 40 – 50 triệu đồng | 80 – 100 triệu đồng |
| Từ 700 đến dưới 1.000 người | 50 – 60 triệu đồng | 100 – 120 triệu đồng |
| Từ 1.000 người trở lên | 60 – 75 triệu đồng | 120 – 150 triệu đồng |
Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền đối với tổ chức vi phạm gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Mức phạt tiền tối đa đối với doanh nghiệp chậm đăng ký báo tăng BHXH có thể lên đến 150 triệu đồng.
Ngoài ra, theo điểm a khoản 4 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, đóng đủ số tiền BHXH chậm đóng và nộp thêm tiền lãi tính trên số tiền và số ngày chậm đóng với mức 0,03%/ngày.
Trường hợp cơ quan chuyên môn xác định vi phạm thuộc hành vi trốn đóng BHXH, hình phạt vi phạm hành chính sẽ áp dụng theo quy định tại Điều 44 Nghị định 283/2026/NĐ-CP với mức phạt cực kỳ nghiêm khắc.
hethongphapluat.com mang đến nền tảng tra cứu pháp luật toàn diện.
• Văn bản pháp luật
• Bản án – án lệ
• Thủ tục hành chính
Hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ báo tăng BHXH bắt buộc cho doanh nghiệp, thời hạn giải quyết và quy định mức xử phạt vi phạm do chậm báo tăng theo quy định mới.
