Mẫu D02-TS là gì và tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Trong hoạt động quản lý nhân sự và thực hiện nghĩa vụ an sinh xã hội, Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN) đóng vai trò là chứng từ gốc quan trọng nhất. Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, mẫu này được sử dụng để đơn vị đăng ký tăng, giảm lao động; truy thu hoặc điều chỉnh mức đóng bảo hiểm cho người lao động.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đối chiếu các quy định tại các văn bản sau:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2014: Quy định chung về chế độ, chính sách bảo hiểm.
• Quyết định 595/QĐ-BHXH: Ban hành quy trình thu và các mẫu biểu hồ sơ.
• Quyết định 888/QĐ-BHXH: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 595 nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai các chỉ tiêu trên Mẫu D02-TS

Để đảm bảo hồ sơ được cơ quan Bảo hiểm xã hội chấp nhận ngay từ lần đầu, kế toán cần nắm vững phương pháp lập các cột chỉ tiêu sau:

1. Thông tin định danh người lao động (Cột B, C)

Tại cột B, đơn vị ghi rõ họ và tên của từng người lao động. Lưu ý phân nhóm theo mục "Tăng" hoặc "Giảm". Đối với cột C, bắt buộc phải ghi Mã số BHXH đối với những người đã được cấp mã số. Đây là thông tin duy nhất để quản lý xuyên suốt quá trình tham gia của người lao động.

2. Chức danh và nơi làm việc (Cột 1)

Ghi đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề hoặc công việc theo đúng Hợp đồng lao động hoặc Quyết định tuyển dụng. Ví dụ: "Kế toán trưởng", "Nhân viên kinh doanh" hoặc "Công nhân vận hành máy".

3. Tiền lương và các khoản phụ cấp (Cột 2 đến Cột 7)

Đây là phần quan trọng nhất quyết định mức đóng bảo hiểm:

• Cột 2 (Tiền lương): Đối với doanh nghiệp (như Công ty TNHH Một thành viên), ghi mức lương theo công việc hoặc chức danh bằng tiền đồng Việt Nam.
• Cột 3, 4, 5: Ghi các khoản phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề (nếu có).
• Cột 6, 7: Ghi phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động. Đặc biệt, từ ngày 01/01/2018, các khoản bổ sung có tính chất lương cũng phải được kê khai để tính đóng bảo hiểm.

4. Thời gian và căn cứ pháp lý (Cột 8 đến Cột 10)

Ghi rõ thời điểm bắt đầu (Từ tháng, năm) và kết thúc (Đến tháng, năm) của đợt điều chỉnh. Tại cột 10, đơn vị cần ghi số hiệu, ngày tháng năm của Hợp đồng lao động hoặc Quyết định tương ứng để làm căn cứ đối chiếu.

"Đơn vị kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của từng người lao động theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN."

Lưu ý riêng cho Công ty TNHH Một thành viên

Đối với loại hình Công ty TNHH Một thành viên, chủ sở hữu công ty nếu trực tiếp quản lý và hưởng lương thì vẫn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Khi lập Mẫu D02-TS, cần đảm bảo mức lương kê khai không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm năm 2019 và phải phù hợp với thang bảng lương đã đăng ký với cơ quan lao động.

Việc nộp Mẫu D02-TS có thể thực hiện qua phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Trong bối cảnh đẩy mạnh số hóa năm 2019, khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để giao dịch điện tử nhanh chóng và thuận tiện hơn.