Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh là một quyết định quan trọng trong chiến lược tái cơ cấu của doanh nghiệp. Đối với loại hình công ty hợp danh, thủ tục này không chỉ đơn thuần là việc nộp hồ sơ hành chính mà còn gắn liền với trách nhiệm liên đới của các thành viên hợp danh đối với các nghĩa vụ tài chính và lao động của chi nhánh.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh

Tại thời điểm cuối năm 2018, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sự thay đổi trong quy định về đăng ký doanh nghiệp. Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018).

Điều kiện và các trường hợp chấm dứt hoạt động

Theo quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014, chi nhánh của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động trong hai trường hợp chính:

1. Theo quyết định của chính doanh nghiệp: Hội đồng thành viên hoặc các thành viên hợp danh thống nhất chấm dứt hoạt động chi nhánh để thu hẹp quy mô hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh.
2. Theo quyết định thu hồi: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh do vi phạm pháp luật hoặc ngừng hoạt động quá thời hạn quy định.

Trích dẫn Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP: "Khi chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh."

Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty hợp danh

Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh việc bị trả lại, gây kéo dài thời gian. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh: Theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Quyết định của các thành viên hợp danh: Văn bản ghi nhận ý chí của các thành viên hợp danh về việc đóng cửa chi nhánh.
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán: Bao gồm cả nợ thuế và nợ bảo hiểm xã hội của chi nhánh.
• Danh sách người lao động: Ghi rõ quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động tại chi nhánh.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh: Bản gốc.
• Con dấu của chi nhánh: Nếu chi nhánh có sử dụng con dấu riêng.

Lưu ý quan trọng từ khoản 1 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP: Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong thông báo, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cả hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh).

Trình tự thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế để quyết toán thuế và đóng mã số thuế của chi nhánh.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia sang trạng thái "Chấm dứt hoạt động".

Trách nhiệm của công ty hợp danh sau khi chấm dứt chi nhánh

Một đặc thù của công ty hợp danh là các thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ của công ty. Do đó, khi chi nhánh chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng đã ký kết, thanh toán các khoản nợ (bao gồm nợ thuế) và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động theo quy định của pháp luật lao động.

Đối với chi nhánh đặt tại nước ngoài, doanh nghiệp phải tuân thủ pháp luật của nước sở tại. Tuy nhiên, trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để cập nhật thông tin.

Việc nắm vững các quy định mới tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh.