Việc kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, cần phải thực hiện chính xác và đúng hạn. Theo quy định pháp luật hiện hành tính đến đầu năm 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi chi trả thu nhập cho người lao động và thực hiện kê khai với cơ quan thuế.

1. Nguyên tắc xác định đối tượng và hình thức kê khai thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 92/2015/TT-BTC, việc khai thuế TNCN được thực hiện theo nguyên tắc sau:

• Khai thuế theo tháng: Áp dụng đối với doanh nghiệp phát sinh số thuế TNCN khấu trừ trong tháng của ít nhất một loại tờ khai thuế từ 50 triệu đồng trở lên, trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý.
• Khai thuế theo quý: Áp dụng đối với doanh nghiệp không thuộc diện khai thuế theo tháng hoặc doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý.

Lưu ý: Việc xác định khai thuế theo tháng hay theo quý được thực hiện một lần kể từ tháng đầu tiên có phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng cho cả năm tính thuế.

2. Cách phân loại kỳ kê khai qua các ví dụ thực tế

Để giúp các kế toán viên trong Công ty TNHH hai thành viên trở lên dễ dàng hình dung, chúng ta có thể xem xét các tình huống cụ thể sau:

Tình huống 1: Năm 2018, Công ty A thực hiện khai thuế GTGT theo quý. Theo quy định, dù trong năm 2018 công ty có phát sinh khấu trừ thuế TNCN trên hay dưới 50 triệu đồng mỗi tháng thì công ty vẫn mặc định thực hiện khai thuế TNCN theo quý.

Tình huống 2: Công ty B khai thuế GTGT theo tháng. Trong tháng 1 và tháng 2 năm 2018, công ty không phát sinh khấu trừ thuế TNCN nên không phải nộp tờ khai. Đến tháng 3, công ty phát sinh khấu trừ thuế TNCN là 60 triệu đồng. Kể từ tháng 3/2018, Công ty B phải thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng cho đến hết năm.

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN năm 2019

Thời hạn nộp tờ khai là yếu tố then chốt để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Cụ thể:

• Đối với tờ khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Đối với tờ khai theo quý: Chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

4. Thành phần hồ sơ kê khai cần chuẩn bị

Tùy thuộc vào loại thu nhập chi trả, doanh nghiệp cần chuẩn bị các mẫu tờ khai tương ứng theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC:

1. Tờ khai khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công (Mẫu 05/KK-TNCN).
2. Tờ khai khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, bản quyền... (Mẫu 06/TNCN).
3. Các chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho người lao động (nếu có).
4. Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục nếu người nộp không phải là đại diện pháp luật của công ty.

Việc nắm vững các quy định về kê khai thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính nội bộ. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể.