Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu sử dụng giấy tờ, tài liệu giữa Việt Nam và các quốc gia khác ngày càng tăng cao. Để một văn bản của Việt Nam có giá trị pháp lý tại nước ngoài hoặc ngược lại, thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là bước không thể thiếu. Bài viết này sẽ cập nhật những quy định mới nhất năm 2026 giúp bạn thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

1. Có cần giấy ủy quyền khi nhờ người khác làm thủ tục lãnh sự?

Một trong những thắc mắc phổ biến nhất của người dân là liệu có thể nhờ người thân hoặc bạn bè đi làm thủ tục thay mà không có giấy ủy quyền hay không. Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được làm rõ hơn tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP:

"Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền."

Quy định này tạo điều kiện tối đa cho công dân, đặc biệt là những người đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài không có điều kiện trực tiếp đến trụ sở cơ quan đại diện.

2. Ngôn ngữ sử dụng trong chứng nhận lãnh sự

Về ngôn ngữ, pháp luật hiện hành quy định tính thống nhất để đảm bảo các cơ quan nước ngoài có thể hiểu và chấp nhận tài liệu. Cụ thể, tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, ngôn ngữ sử dụng là tiếng Việt và tiếng Anh. Tuy nhiên, tùy vào quốc gia sở tại, Cơ quan đại diện có thể sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước đó để thay thế cho tiếng Anh nhằm tạo thuận lợi cho việc sử dụng giấy tờ tại địa phương.

3. Quy trình thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Theo hướng dẫn tại Quyết định 3657/QĐ-BNG, quy trình được thực hiện như sau:

3.1 Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

• Tờ khai: 01 bản theo mẫu quy định (có thể khai trực tuyến).
• Giấy tờ tùy thân: Xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao (không cần chứng thực) Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế.
• Tài liệu cần chứng nhận: Đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài chứng nhận trước đó theo quy định.
• Bản chụp tài liệu: 01 bản để lưu hồ sơ.

3.2 Thời hạn và cách thức giải quyết

Người dân có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Thời hạn giải quyết thông thường là 01 ngày làm việc đối với hồ sơ dưới 05 tài liệu. Với số lượng lớn hơn, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc. Trong trường hợp cần xác minh thêm tính xác thực của con dấu, chữ ký, thời hạn có thể được gia hạn nhưng cơ quan chức năng phải thông báo cho người đề nghị.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 196/2025/NĐ-CP sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, tránh những sai sót không đáng có làm kéo dài thời gian chờ đợi.