Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam năm 2026, việc sở hữu một chứng thư số không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là tấm "thẻ bài" pháp lý quan trọng để công ty cổ phần thực hiện các giao dịch điện tử, ký kết hợp đồng và kê khai thuế. Tuy nhiên, với việc Nghị định 23/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy trình và tiêu chuẩn về chứng thư số đã có những thay đổi đáng kể mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Chứng thư số là công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số (ảnh minh họa)

1. Chứng thư số cho công ty cổ phần là gì?

Theo quy định mới nhất, chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp nhằm xác nhận danh tính của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Đối với công ty cổ phần, chứng thư số đóng vai trò định danh pháp nhân trong không gian mạng, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực cho các tài liệu điện tử.

Căn cứ quy định tại Điều 13 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số của tổ chức phải chứa đựng các thông tin định danh chính xác, bao gồm tên định danh, mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp, và thông tin về người đại diện theo pháp luật.

"Chứng thư chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải bao gồm các nội dung: Tên của cơ quan, tổ chức; Số hiệu định danh của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật; Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy; Thời hạn có hiệu lực của chứng thư..."

2. Quy trình đăng ký chứng thư số công cộng năm 2026

Việc đăng ký hiện nay đã được tối ưu hóa đáng kể nhờ sự liên thông giữa các tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy và cơ sở dữ liệu quốc gia. Quy trình cơ bản bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp: Công ty cổ phần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
• Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị: Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký (có thể nộp trực tuyến hoặc trực tiếp) cho nhà cung cấp dịch vụ.
• Bước 3: Thẩm định thông tin: Nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin thuê bao và đảm bảo cặp khóa (khóa công khai và khóa bí mật) được tạo ra là duy nhất.
• Bước 4: Cấp và công bố chứng thư: Sau khi xác thực thành công, trong vòng 24 giờ, nhà cung cấp sẽ phát hành chứng thư số và công bố trên cơ sở dữ liệu trực tuyến theo quy định tại Điều 38 Nghị định 23/2025/NĐ-CP.

Thao tác ký số an toàn bằng thiết bị chuyên dụng (ảnh minh họa)

3. Hồ sơ đăng ký chứng thư số cần chuẩn bị những gì?

Dù mỗi nhà cung cấp có thể có biểu mẫu riêng, nhưng về cơ bản hồ sơ pháp lý phải tuân thủ các yêu cầu chung để đảm bảo tính xác thực cao nhất:

1. Đơn đề nghị cấp chứng thư số: Theo mẫu của tổ chức cung cấp dịch vụ.
2. Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp: Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
3. Giấy tờ định danh người đại diện: Bản sao CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần.
4. Văn bản ủy quyền: Trường hợp người đi làm thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo giấy tờ định danh của người được ủy quyền.

4. Những lưu ý quan trọng về an toàn thông tin

Một điểm mới đáng chú ý trong năm 2026 là việc tăng cường trách nhiệm bảo mật khóa bí mật. Công ty cổ phần có quyền tự tạo cặp khóa hoặc yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 14 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý chặt chẽ khóa bí mật để tránh việc bị lợi dụng ký khống hoặc giả mạo chữ ký số.

Nếu doanh nghiệp phát hiện khóa bí mật bị lộ hoặc thiết bị lưu trữ (USB Token, SmartCard) bị thất lạc, cần thông báo ngay lập tức cho nhà cung cấp để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số, nhằm hạn chế tối đa thiệt hại về pháp lý và tài chính.

Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình đăng ký chứng thư số không chỉ giúp công ty cổ phần vận hành trơn tru mà còn là nền tảng để xây dựng niềm tin với đối tác trong kỷ nguyên kinh tế số hiện nay.