Bối cảnh chuyển đổi hóa đơn điện tử và vị thế của hóa đơn đặt in

Trong lộ trình chuyển đổi số quốc gia, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh. Tuy nhiên, thực tế vẫn tồn tại những tình huống đặc thù mà pháp luật cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Điều này đặt ra câu hỏi: Liệu công ty hợp danh của bạn có thuộc diện được 'ưu tiên' này hay không?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc áp dụng hóa đơn giấy đặt in hiện nay chỉ còn dành cho một số đối tượng rất hạn chế nhằm hỗ trợ các đơn vị chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ.

Ai là đối tượng được phép sử dụng hóa đơn đặt in?

Căn cứ theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Cục Thuế sẽ đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tại địa bàn khó khăn: Những đơn vị không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin hoặc phần mềm kế toán.
• Sự cố hệ thống: Trong thời gian hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố không thể khắc phục ngay.

Như vậy, một công ty hợp danh thông thường tại các thành phố lớn hầu như sẽ không còn được phép tự đặt in hóa đơn giấy như trước đây mà phải chuyển hẳn sang hóa đơn điện tử.

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử." - Trích khoản 1 Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thủ tục mua hóa đơn đặt in từ cơ quan thuế

Nếu thuộc đối tượng được phép, công ty hợp danh cần thực hiện các bước sau để có thể sử dụng hóa đơn giấy:

Bước 1: Gửi đơn đề nghị

Doanh nghiệp gửi Đơn đề nghị mua hóa đơn theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đối với lần đầu mua, cần kèm theo văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất kinh doanh phù hợp với giấy phép.

Bước 2: Kiểm tra và giải quyết

Theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ giải quyết bán hóa đơn cho doanh nghiệp trong ngày sau khi kiểm tra tình hình sử dụng và kê khai thuế. Số lượng hóa đơn bán lần đầu không quá 50 số (01 quyển).

Lời khuyên cho các công ty hợp danh năm 2026

Dù pháp luật vẫn mở ra cánh cửa cho hóa đơn giấy trong các trường hợp bất khả kháng, nhưng xu hướng tất yếu là số hóa toàn diện. Các công ty hợp danh nên chủ động đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin để chuyển sang hóa đơn điện tử sớm nhất có thể. Điều này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu rủi ro mất mát, cháy hỏng hóa đơn giấy - những lỗi thường dẫn đến các khoản phạt hành chính không đáng có.