Trong đời sống hàng ngày, cụm từ "công chứng giấy tờ" đã trở nên quá quen thuộc. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, không phải ai cũng phân biệt được sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực. Việc hiểu sai bản chất có thể dẫn đến những nhầm lẫn về thẩm quyền và giá trị pháp lý của văn bản, đặc biệt là trong bối cảnh các quy định về giãn cách xã hội đang được áp dụng linh hoạt tại nhiều địa phương vào tháng 10/2021.

1. Công chứng và Chứng thực: Hai khái niệm thường bị đánh đồng

Thực tế, nhiều người dân vẫn dùng từ "công chứng" để chỉ chung cho việc đi sao y bản chính hoặc xác nhận chữ ký. Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam phân định rất rõ ràng hai hoạt động này.

Khái niệm Công chứng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014:

"Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng."

Như vậy, đối tượng của công chứng chủ yếu là các hợp đồng, giao dịch và bản dịch.

Khái niệm Chứng thực

Ngược lại, việc mà người dân thường gọi là "công chứng giấy tờ" thực chất là chứng thực bản sao từ bản chính. Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đây là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao là đúng với bản chính.

2. Địa chỉ công chứng, chứng thực đúng thẩm quyền

Tùy vào loại giấy tờ và yêu cầu mà bạn cần tìm đến đúng cơ quan có thẩm quyền để thực hiện.

Đối với công chứng hợp đồng, giao dịch

Bạn phải đến các Tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm:

• Phòng Công chứng (do Nhà nước thành lập).
• Văn phòng Công chứng (do tư nhân thành lập).

Đối với chứng thực giấy tờ (sao y, chứng thực chữ ký)

Thẩm quyền chứng thực rộng hơn, bạn có thể lựa chọn các địa điểm sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực các giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp.
• Phòng Tư pháp cấp huyện: Có thẩm quyền chứng thực cả giấy tờ trong nước và nước ngoài.
• Các tổ chức hành nghề công chứng: Hiện nay, các Văn phòng công chứng cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao và chữ ký giống như UBND cấp xã.
• Cơ quan đại diện ngoại giao: Dành cho người Việt Nam đang ở nước ngoài.

3. Giá trị pháp lý của bản sao chứng thực

Nhiều người lo lắng bản sao không có giá trị như bản chính. Tuy nhiên, pháp luật đã quy định rất rõ tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

• Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính để đối chiếu trong các giao dịch.
• Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó, là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký.
• Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ về thời gian, địa điểm và ý chí tự nguyện của các bên.

4. Biểu phí chứng thực mới nhất năm 2021

Mức phí chứng thực hiện nay được áp dụng thống nhất theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính:

5. Lưu ý khi đi công chứng trong mùa dịch (Tháng 10/2021)

Tại thời điểm tháng 10/2021, mặc dù nhiều địa phương đã nới lỏng giãn cách, nhưng việc đảm bảo an toàn phòng dịch vẫn là ưu tiên hàng đầu. Các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan Nhà nước vẫn hoạt động nhưng có thể yêu cầu đặt lịch trước hoặc giới hạn số lượng người trong phòng giao dịch.

Lời khuyên cho bạn: Nên gọi điện thoại xác nhận thời gian làm việc của văn phòng công chứng trước khi đến, chuẩn bị đầy đủ bản chính và bản photo để quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng, tránh tụ tập đông người.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc về việc công chứng giấy tờ ở đâu và những quy định pháp lý liên quan để thực hiện giao dịch một cách thuận lợi nhất.