Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp tư nhân, việc áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại để kích cầu là vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, tại thời điểm năm 2020, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc thể hiện khoản chiết khấu này trên hóa đơn sao cho đúng quy định của cơ quan Thuế. Việc lập hóa đơn sai không chỉ dẫn đến rủi ro bị loại chi phí mà còn có thể bị truy thu thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Căn cứ pháp lý về hóa đơn chiết khấu thương mại năm 2020

Tại thời điểm tháng 03/2020, việc quản lý và sử dụng hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, quy định về cách lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ có chiết khấu thương mại được hướng dẫn chi tiết tại Khoản 2.5 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.

"Hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng thì trên hóa đơn GTGT ghi giá bán đã chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT."

Như vậy, tùy vào hình thức chiết khấu mà doanh nghiệp tư nhân lựa chọn, cách thể hiện trên hóa đơn sẽ có sự khác biệt rõ rệt.

Hướng dẫn lập hóa đơn chiết khấu theo từng lần mua

Đây là trường hợp doanh nghiệp thực hiện chiết khấu ngay trong lần giao dịch đó. Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp không cần phải ghi dòng "chiết khấu" riêng biệt mà giá ghi trên hóa đơn chính là giá đã giảm.

Ví dụ thực tế:

Doanh nghiệp tư nhân A bán một chiếc Laptop với giá niêm yết là 20.000.000 đồng. Do khách hàng mua vào đợt khuyến mãi nên được chiết khấu trực tiếp 10% (tương đương 2.000.000 đồng). Khi đó, kế toán lập hóa đơn như sau:

• Tên hàng hóa: Laptop X
• Đơn giá: 18.000.000 đồng (Giá đã trừ chiết khấu)
• Thành tiền: 18.000.000 đồng
• Thuế suất GTGT: 10%
• Tiền thuế GTGT: 1.800.000 đồng
• Tổng cộng tiền thanh toán: 19.800.000 đồng

Việc ghi nhận trực tiếp giá đã chiết khấu giúp đơn giản hóa thủ tục và phản ánh đúng bản chất số tiền thực tế mà doanh nghiệp thu về.

Phân biệt với chiết khấu thương mại theo doanh số

Khác với chiết khấu từng lần, nếu doanh nghiệp tư nhân áp dụng chiết khấu dựa trên số lượng hoặc doanh số đạt được sau nhiều lần mua, quy trình sẽ phức tạp hơn:

1. Chiết khấu vào lần mua cuối cùng: Số tiền chiết khấu của các lần trước sẽ được trừ vào giá trị của hóa đơn lần cuối cùng.
2. Lập hóa đơn điều chỉnh: Nếu sau khi kết thúc chương trình chiết khấu mới xác định được số tiền giảm giá, doanh nghiệp phải lập một hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn đã lập trước đó để điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT.

Mẫu hóa đơn tham khảo cho Doanh nghiệp tư nhân

Dưới đây là cấu trúc mẫu hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT) thường dùng cho doanh nghiệp tư nhân khi thực hiện chiết khấu trực tiếp:

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý, doanh nghiệp tư nhân cần xây dựng quy chế tài chính hoặc chính sách bán hàng rõ ràng, trong đó quy định cụ thể các mức chiết khấu. Điều này sẽ là căn cứ quan trọng khi giải trình với cơ quan thuế về tính hợp lý của việc giảm giá bán trên hóa đơn. Ngoài ra, trong bối cảnh năm 2020, doanh nghiệp cũng nên bắt đầu tìm hiểu về lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để không bị động trong tương lai.