Trong nỗ lực đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, không phải mọi loại giấy tờ đều cần phải thực hiện quy trình sao chụp sang bản điện tử. Việc nắm rõ các trường hợp ngoại lệ không chỉ giúp cán bộ tiếp nhận hồ sơ giảm bớt áp lực công việc mà còn giúp người dân, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm của mình.

Bước ngoặt trong số hóa hồ sơ hành chính từ năm 2025

Kể từ ngày 15/9/2025, Thông tư 03/2025/TT-VPCP chính thức có hiệu lực, mang đến những hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Một trong những nội dung đáng chú ý nhất nằm tại Điều 5 của văn bản này, quy định về các loại giấy tờ, tài liệu không phải thực hiện sao chụp sang bản điện tử.

Quy định này được đưa ra nhằm tối ưu hóa quy trình, tránh lãng phí nguồn lực và đặc biệt là bảo vệ các thông tin nhạy cảm. Dưới đây là phân tích chi tiết về 4 nhóm đối tượng được "miễn" số hóa theo quy định mới.

Chi tiết 4 trường hợp không cần sao chụp sang bản điện tử

1. Hồ sơ đã được nộp trực tuyến trên môi trường điện tử

Đây là trường hợp phổ biến nhất trong thời đại công nghệ số. Khi người dân hoặc doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh, các tài liệu này vốn dĩ đã tồn tại dưới dạng bản điện tử có giá trị pháp lý. Do đó, cơ quan tiếp nhận không cần phải thực hiện thêm thao tác sao chụp lại.

"Trường hợp người nộp hồ sơ đã nộp hồ sơ bằng bản điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thì không phải thực hiện sao chụp sang bản điện tử."

2. Giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ

Trong nhiều thủ tục, pháp luật chỉ yêu cầu người dân mang theo bản chính để cán bộ đối chiếu thông tin (ví dụ: xuất trình Căn cước công dân để xác nhận nhân thân nhưng không yêu cầu nộp bản sao). Đối với những loại giấy tờ này, sau khi đối chiếu xong, cán bộ trả lại cho người dân và không cần phải quét (scan) lưu trữ vào hệ thống.

3. Kết quả thẩm tra, xác minh nội bộ

Các tài liệu phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ như: kết quả thẩm tra, xác minh, phiếu lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị phối hợp... thường mang tính chất nghiệp vụ nội bộ. Theo quy định mới, các tài liệu này không bắt buộc phải chuyển sang bản điện tử, trừ khi có quy định khác từ pháp luật chuyên ngành.

4. Giấy tờ, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước

Đây là quy định cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo an ninh quốc gia. Các tài liệu mật, tối mật hoặc tuyệt mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước tuyệt đối không được sao chụp sang bản điện tử trên các hệ thống thông tin thông thường để tránh nguy cơ rò rỉ thông tin.

Lời khuyên cho người dân và doanh nghiệp

Việc hiểu rõ các quy định tại Thông tư 03/2025/TT-VPCP sẽ giúp quý vị chủ động hơn khi đi làm thủ tục. Đặc biệt, hãy ưu tiên sử dụng dịch vụ công trực tuyến để hồ sơ được tự động số hóa, giúp việc tra cứu và tái sử dụng dữ liệu sau này trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.