Trong quản trị doanh nghiệp, việc chăm lo đời sống nhân viên không chỉ giúp gắn kết đội ngũ mà còn là một công cụ tối ưu thuế hiệu quả. Tuy nhiên, để các khoản chi phúc lợi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), kế toán cần nắm vững các quy định khắt khe về định mức và chứng từ theo hệ thống pháp luật hiện hành tính đến năm 2019.

Căn cứ pháp lý quan trọng về chi phí phúc lợi (Cập nhật 2019)

Các quy định về chi phí phúc lợi cho người lao động được điều chỉnh bởi một hệ thống văn bản pháp luật chặt chẽ, bao gồm:

• Nghị định 91/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều tại các Nghị định về thuế.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Thông tư 25/2018/TT-BTC hướng dẫn về các khoản chi có tính chất phúc lợi.

Chi phí phúc lợi cho nhân viên được trừ khi tính thuế TNDN (ảnh minh họa)

Điều kiện tiên quyết để chi phí phúc lợi được trừ

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:

1. Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Riêng chi phí phúc lợi đã được Khoản 4 Điều 1 Nghị định 91/2014/NĐ-CP khẳng định là khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
2. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

Danh mục các khoản chi phúc lợi được chấp nhận

Dựa trên Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động bao gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
• Chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị bệnh.
• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại các cơ sở đào tạo.
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
• Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác (trừ bảo hiểm nhân thọ và hưu trí tự nguyện đã có quy định riêng).

Hoạt động nghỉ mát của doanh nghiệp là một khoản chi phúc lợi hợp lệ (ảnh minh họa)

Cách xác định định mức "01 tháng lương bình quân"

Đây là giới hạn quan trọng nhất mà kế toán cần lưu ý. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Công thức xác định 01 tháng lương bình quân:

01 tháng lương bình quân = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm / 12 tháng

Trong đó, quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định. Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì chia cho số tháng thực tế hoạt động.

Hồ sơ chứng từ để bảo vệ chi phí trước cơ quan thuế

Để đảm bảo các khoản chi này không bị loại khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ:

• Quy chế nội bộ: Quy chế tài chính hoặc Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp phải quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng các khoản phúc lợi này.
• Chứng từ cụ thể cho từng khoản chi:
  • Nghỉ mát: Hợp đồng với công ty du lịch, hóa đơn khách sạn, nhà hàng, bảng kê danh sách nhân viên tham gia.
  • Hiếu hỷ: Giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, quyết định chi tiền của Giám đốc.
  • Hỗ trợ điều trị: Hồ sơ bệnh án, hóa đơn viện phí.
  • Chi phí đi lại lễ tết: Cuống vé tàu, xe, máy bay hoặc danh sách nhận tiền hỗ trợ.

Lời khuyên từ chuyên gia: Doanh nghiệp nên chủ động rà soát quỹ lương và tổng các khoản chi phúc lợi định kỳ để đảm bảo không vượt định mức cho phép. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc đối với các khoản chi lớn để tránh rủi ro pháp lý về sau.