TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 9108-3:2011

ISO 16175-3:2010

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system

Lời nói đầu

TCVN 9108-3:2011 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-3:2010

TCVN 9108-3:2011 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và Tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:

- TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

- TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Bộ ISO 16175 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments còn có các tiêu chuẩn sau:

- ISO/TR 16175-2: Guidelines and functional requirements for records management systems

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system

1. Tổng quan

Các tổ chức xây dựng hệ thống kinh doanh để tự động hóa các giao dịch và hoạt động kinh doanh. Kết quả là, các thông tin số được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh ngày càng được sử dụng để làm bằng chứng duy nhất hoặc bản ghi lại quá trình kinh doanh, mặc dù hệ thống không được thiết kế cho mục đích này. Nếu không có bằng chứng về các hoạt động này, các tổ chức sẽ gặp rủi ro và khó có thể đáp ứng các yêu cầu về mặt pháp lý, trách nhiệm, kinh doanh và sự mong đợi của cộng đồng.

Do bản chất động và vận hành được của hệ thống kinh doanh, việc nắm bắt các hồ sơ cố định và quản lý liên tục đối với tính xác thực, khả năng sử dụng, độ tin cậy và tính toàn vẹn của hồ sơ là một thách thức. Do đó, các tổ chức phải đối mặt với một số rủi ro chính như quản lý yếu kém, chi phí không cần thiết và kém hiệu quả.

Khi các tổ chức như thế này có thể sử dụng một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS),1 hệ thống này có thể không cần nắm giữ tất cả các hồ sơ của tổ chức. Tiêu chuẩn này được biên soạn để giải quyết các lỗ hổng trong quản lý hồ sơ gây ra bởi việc sử dụng ngày càng tăng các hệ thống kinh doanh.

Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn về việc xác định và giải quyết các nhu cầu về các hồ sơ, và một bộ các yêu cầu chung về chức năng quản lý hồ sơ trong phần mềm hệ thống kinh doanh. Tài liệu nhằm mục đích:

● giúp các tổ chức hiểu được các yêu cầu quản lý hồ sơ số;

● trợ giúp các tổ chức cải thiện cách quản lý hồ sơ số;

● giảm các công việc trùng lặp và chi phí liên quan khi xác định mức tối thiểu của chức năng hồ sơ trong hệ thống kinh doanh; và

● thiết lập tiêu chuẩn cao hơn về yêu cầu quản lý hồ sơ cho các nhà cung cấp phần mềm.

Tiêu chuẩn không quy định một phương pháp thực hiện cụ thể. Mục đích của những yêu cầu kỹ thuật này có thể được thực hiện thông qua sự giao diện hoặc tích hợp các hệ thống kinh doanh