TCVN 7420-1:2004

ISO 15489-1:2001

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - QUẢN LÝ HỒ SƠ - PHẦN 1: YÊU CẦU CHUNG

Information and documentation - Records management - Part 1: General

Lời nói đầu

TCVN 7420:2004 Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ gồm hai phần:

- Phần 1: Yêu cầu chung

- Phần 2: Hướng dẫn

TCVN 7420-1:2004 hoàn toàn tương đương ISO 15489-1:2001;

TCVN 7420-1:2004 do Ban kỹ thuật TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.

Tiêu chuẩn này được chuyển đổi năm 2008 từ Tiêu chuẩn Việt Nam cùng số hiệu thành Tiêu chuẩn Quốc gia theo quy định tại khoản 1 Điều 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 1/8/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật.

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - QUẢN LÝ HỒ SƠ - PHẦN 1: YÊU CẦU CHUNG

Information and documentation - Records management - Part 1: General

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này hướng dẫn cách quản lý hồ sơ của các tổ chức nhà nước hoặc tư nhân đối với khách hàng nội bộ và bên ngoài.

Mọi yêu cầu nêu ra trong tiêu chuẩn này đều là yêu cầu khuyến cáo áp dụng nhằm đảm bảo các hồ sơ thích hợp được tạo lập, thu nhận và quản lý. Các thủ tục giúp đảm bảo việc quản lý hồ sơ theo các nguyên tắc và các yêu cầu của tiêu chuẩn này được nêu trong TCVN 7420-2 (ISO/TR 15489- 2) (Hướng dẫn).

Tiêu chuẩn này

- áp dụng cho việc quản lý hồ sơ, được trình bày theo mọi dạng thức hoặc trên mọi vật mang tin, do các tổ chức nhà nước hoặc tư nhân tạo lập hoặc tiếp nhận trong quá trình thực hiện hoạt động của mình, hoặc áp dụng cho các cá nhân có trách nhiệm lập và duy trì hồ sơ;

- hướng dẫn về xác định trách nhiệm của các tổ chức đối với hồ sơ và các chính sách, thủ tục, hệ thống và quá trình liên quan đến hồ sơ;

- hướng dẫn về quản lý hồ sơ nhằm tạo điều kiện hỗ trợ cho khung quá trình chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2000 (ISO 9000) và TCVN ISO 14001:1998 (ISO 14001);

- hướng dẫn về thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ, nhưng

- không bao gồm việc quản lý hồ sơ lưu trữ trong các tổ chức lưu trữ.

Tiêu chuẩn này áp dụng cho

- các nhà quản lý trong tổ chức,

- các cán bộ chuyên môn về quản lý hồ sơ, quản lý thông tin và quản lý công nghệ,

- mọi nhân sự khác trong tổ chức, và

- những người khác có trách nhiệm tạo lập và duy trì hồ sơ.

2. Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm ban hành thì áp dụng phiên bản được nêu (trường hợp Tiêu chuẩn Việt Nam chấp nhận hoàn toàn Tiêu chuẩn Quốc tế, khuyến khích áp dụng phiên bản Tiêu chuẩn Quốc tế mới nhất, nếu thích hợp). Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm ban hành thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

ISO 5127 Information and documentation - Vocabulary (Thông tin và tư liệu - Từ vựng)

TCVN ISO 9001:2000 (ISO 9001:2000) Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

TCVN ISO 14001:1998 (ISO 14001:1996) Hệ thống quản lý môi trường - Quy định và hướng dẫn sử dụng

3. Thuật ngữ và định nghĩa

Trong tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa nêu trong ISO 5127 và các thuật ngữ, định nghĩa sau.

3.1. Tiếp cận (access)

Quyền, cơ hội và phương tiện tìm, sử dụng, hoặc truy tìm thông tin.

3.2. Tính trách nhiệm (accountability)

Nguyên tắc mà theo đó các cá nhân, tổ chức và cộng đồng chịu trách nhiệm đối với những hành động của mình và có thể phải giải thích cho những người khác biết về những hành động đó.

3.3. Theo dõi áp dụng công việc (action tracking)

Quá trình trong đó giới hạn về thời gian công việc được giám sát và được ấn định đối với những người thực hiện công việc đó

3.4. Tổ chức lưu trữ có thẩm quyền (a