TCVN 7420-2:2004

ISO/TR 15489-2:2001

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - QUẢN LÝ HỒ SƠ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN

Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines

Lời nói đầu

TCVN 7420:2004 Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ gồm hai phần:

- Phần 1: Yêu cầu chung

- Phần 2: Hướng dẫn

TCVN 7420-2:2004 hoàn toàn tương đương ISO/TR 15489-2:2001;

TCVN 7420-2:2004 do Ban kỹ thuật TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.

Tiêu chuẩn này được chuyển đổi năm 2008 từ Tiêu chuẩn Việt Nam cùng số hiệu thành Tiêu chuẩn Quốc gia theo quy định tại khoản 1 Điều 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 1/8/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật.

Lời giới thiệu

Tiêu chuẩn này cung cấp các hướng dẫn bổ sung cho TCVN 7420 - 1:2004 (ISO 15489 - 1), và tiêu chuẩn này áp dụng đối với các tài liệu dưới mọi dạng thức hoặc vật mang tin, được tạo lập hoặc thu nhận do những tổ chức nhà nước hoặc tư nhân trong quá trình hoạt động của mình. Vì vậy, trong tiêu chuẩn này, trừ khi có những chú ý khác, hệ thống quản lý hồ sơ có thể được áp dụng bằng bản giấy/ ghi chép hoặc hệ thống điện tử, và tài liệu có thể là bản giấy/giây hoặc là điện tử.

Tiêu chuẩn này quy định các nhân tố quản lý hồ sơ và xác định kết quả cần thiết đã đạt được. Tiêu chuẩn này đưa ra một phương pháp luận thực hiện. Tuy nhiên, nó cũng lưu ý rằng các tiêu chuẩn quốc gia và pháp luật và chế định có thể có những nhân tố bắt buộc khác và các yêu cầu chấp hành pháp luật.

Ngoài việc sử dụng tiêu chuẩn này, những người áp dụng tiêu chuẩn cần tư vấn các yêu cầu và hướng dẫn trong các tiêu chuẩn quốc gia và pháp luật và chế định sử dụng trong pháp luật. Ngoài ra, rất nhiều xác hồi và tổ chức chuyên nghiệp có các nguồn hỗ trợ cho việc áp dụng ISO 15489.

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - QUẢN LÝ HỒ SƠ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN

Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này hướng dẫn việc áp dụng TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) cho các chuyên gia quản lý hồ sơ và những người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ của tổ chức. Tiêu chuẩn này đưa ra một phương pháp luận hỗ trợ cho việc áp dụng TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) trong mọi tổ chức có nhu cầu quản lý hồ sơ. Tiêu chuẩn này cung cấp tổng quan về các quá trình và các yếu tố cần xem xét trong các tổ chức muốn áp dụng TCVN 7420-1 (ISO 15489-1).

2. Chính sách và trách nhiệm

2.1. Giới thiệu

Điều 6 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1 ) đã nêu một cách khái quát các yêu cầu đối với các tổ chức có mong muốn áp dụng tiêu chuẩn để hoàn thiện chính sách quản lý hồ sơ, để xác định và ấn định trách nhiệm liên quan đến hồ sơ cho các cá nhân. Tiêu chuẩn này cung cấp hướng dẫn bổ sung về các chính sách quản lý hồ sơ và mở rộng các loại hình trách nhiệm cần phải xác định và ấn định.

2.2. Công bố về chính sách quản lý hồ sơ

Tổ chức cần xác định và lập ra các chính sách quản lý hồ sơ bằng văn bản và phải đảm bảo việc áp dụng và duy trì các chính sách đó ở mọi cấp trong tổ chức.

Bản công bố về chính sách quản lý hồ sơ thường là một bản công bố về các dự định. Bản công bố đưa ra những việc mà tổ chức cần làm và, đôi lúc, vạch ra chương trình và các thủ tục để đạt được các dự định đó. Tuy nhiên, bản thân bản công bố này không đủ đảm bảo cho việc quản lý tốt hồ sơ mà điều quan trọng đối với sự thành công là sự chấp nhận và hỗ trợ tích cực và cụ thể từ lãnh đạo cấp cao và sự phân bổ các nguồn lực cần thiết cho quá trình áp dụng. Một bản công bố chính sách hữu hiệu phải xác định được thành viên của lãnh đạo cấp cao có trách nhiệm lãnh đạo việc quản lý hồ sơ và việc áp dụng chương trình và chính sách giám sát.

Bản công bố chính sách cần đề cập đến các chính sách khác có liên quan tới thông tin, ví dụ, như về chính sách hệ thống thông tin, quản lý tài sản hoặc bảo mật thông tin, nhưng không lặp lại chúng. Bản công bố này phải được hỗ trợ bằng các thủ tục và hướng dẫn, công bố về chiến lư