TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 9108-1:2011

ISO 16175-1:2010

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 1: TỔNG QUAN VÀ TRÌNH BÀY CÁC NGUYÊN TẮC

Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles

Lời nói đầu

TCVN 9108-1:2011 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-1:2010

TCVN 9108-1:2011 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và Tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:

- TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

- TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Bộ ISO 16175 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments còn có tiêu chuẩn sau:

- ISO/TR 16175-2: Guidelines and functional requirements for records management systems

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 1: TỔNG QUAN VÀ TRÌNH BÀY CÁC NGUYÊN TẮC

Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles

1. Tổng quan

1.1. Phạm vi và mục đích

Mục đích của các nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong dự án môi trường văn phòng kỹ thuật số là đưa ra các yêu cầu chức năng và nguyên tắc hài hòa toàn cầu cho phần mềm được sử dụng để tạo lập và quản lý hồ sơ số trong môi trường văn phòng. Hiện nay đang tồn tại một số yêu cầu chức năng mang tính pháp lý và quy định kỹ thuật phần mềm. Mục tiêu của tiêu chuẩn này là để tổng hợp công việc hiện tại thành các yêu cầu và hướng dẫn để đáp ứng nhu cầu của các cộng đồng quốc tế quản lý thông tin, hồ sơ và tài liệu lưu trữ và cho phép cộng đồng đó liên lạc với ngành công nghiệp phần mềm toàn cầu một cách chặt chẽ.

Mục tiêu của tiêu chuẩn là:

● cho phép quản lý tốt hơn các hồ sơ trong các tổ chức;

● hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh của một tổ chức bằng cách cho phép hoạt động hiệu quả và năng suất hơn;

● cung cấp khả năng nâng cao để hỗ trợ hoạt động kiểm toán thông qua việc triển khai rộng rãi hơn nữa các chức năng của hồ sơ tự động;

● cải thiện khả năng thực hiện các nhiệm vụ theo luật định được cụ thể hóa trong các luật liên quan đến thông tin (ví dụ, bảo vệ dữ liệu và sự riêng tư);

● đảm bảo quản trị tốt (ví dụ, trách nhiệm giải trình, tính minh bạch và việc tăng cường cung cấp dịch vụ) thông qua quản lý tốt các hồ sơ;

● nâng cao nhận thức chung về khả năng quản lý hồ sơ tự động thông qua việc phổ biến các nguyên tắc cơ bản; và

● tăng cường tối đa tính nhất quán pháp lý về sự gắn kết các yêu cầu chức năng để quản lý hồ sơ và để cho phép cộng đồng quản lý thông tin, hồ sơ và tài liệu lưu trữ toàn cầu có cùng tiếng nói chung với cộng đồng cung cấp phần mềm.

Trọng tâm chính của bộ hướng dẫn và yêu cầu này là tạo lập và quản lý các hồ sơ số. Khi các môđun hỗ trợ việc bảo quản lâu dài các hồ sơ số, thì các quá trình để đạt mục đích này lại nằm ngoài phạm vi của tiêu chuẩn. Dự kiến việc áp dụng các yêu cầu sẽ mang tính toàn cầu. Vì vậy, không thể đưa ra c