Điều 29 Thông tư 35/2018/TT-BCT quy định về nội dung, trình tự, thủ tục hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính

Điều 29. Lập, chỉnh lý, lưu trữ hồ sơ kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính

1. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính bao gồm toàn bộ tài liệu có liên quan đến việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính được lập, chỉnh lý, lưu trữ trên các nguyên tắc cơ bản sau:

a) Việc lập hồ sơ lưu trữ phải phản ánh trung thực, đầy đủ những văn bản, tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ được giao và tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan, đơn vị;

b) Văn bản lưu trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc, phải bảo đảm giá trị pháp lý và đảm bảo đủ, đúng về thể thức. Văn bản lưu trong hồ sơ phải phù hợp với sự hình thành hồ sơ trong thực tế giải quyết công việc, hạn chế văn bản, giấy tờ không giá trị hoặc bỏ sót những tài liệu chính, quan trọng;

c) Văn bản, tài liệu phải được sắp xếp, chỉnh lý trước khi chuyển giao vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

2. Khi kết thúc vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính, người đứng đầu cơ quan, đơn vị Quản lý thị trường theo quy định tại khoản 4 Điều này có trách nhiệm phân công công chức thực hiện lập, chỉnh lý hồ sơ lưu trữ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính.

3. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính được lập, chỉnh lý như sau:

a) Hồ sơ vụ việc phải có bìa hồ sơ được thiết kế và in, được lưu trữ theo quy định. Công chức được giao nhiệm vụ có trách nhiệm ghi đầy đủ, chi tiết nội dung các mục đã in trên bìa hồ sơ;

b) Các tài liệu có trong hồ sơ vụ việc phải được sắp xếp cẩn thận, đánh số bút lục và liệt kê đầy đủ vào bảng danh mục in trên bìa hoặc nhãn hồ sơ. Công chức được giao nhiệm vụ phải liệt kê và sắp xếp tài liệu theo thứ tự bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng;

c) Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến tăng dần về số và theo thứ tự từng tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tài liệu. Mỗi tài liệu được đánh một số bút lục. Việc đánh số bút lục được thực hiện theo trình tự thời gian tiếp nhận. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo thứ tự thời gian ban hành của tài liệu.

4. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính được lưu trữ theo quy định như sau:

a) Cấp nào ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính kết thúc vụ việc phải lưu trữ hồ sơ bản chính vụ việc ở cấp đó;

b) Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì Cục cấp tỉnh hoặc Cục nghiệp vụ đề xuất xử lý phải lưu trữ hồ sơ bản sao vụ việc, trừ trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có yêu cầu khác bằng văn bản;

c) Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp huyện ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì Đội Quản lý thị trường đề xuất xử lý phải lưu trữ hồ sơ bản sao vụ việc, trừ trường hợp Ủy ban nhân dân cấp huyện có yêu cầu khác bằng văn bản.

5. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính phải được giao nhận, bảo quản, lưu trữ và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.