Trong hoạt động soạn thảo văn bản hành chính, việc trình bày đúng thể thức không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của cơ quan, tổ chức mà còn là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính pháp lý. Một trong những chi tiết tưởng chừng như đơn giản nhưng lại thường xuyên bị nhầm lẫn chính là cách ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Thực tế cho thấy, có đến 90% người soạn thảo vẫn đang thực hiện theo thói quen thay vì tuân thủ đúng quy chuẩn kỹ thuật hiện hành.

Quy định 'vàng' về cách ghi ngày tháng năm theo Nghị định 30

Kể từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có hiệu lực, các tiêu chuẩn về thể thức văn bản đã được thống nhất chặt chẽ. Theo quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này, nguyên tắc ghi ngày tháng được xác định như sau:

"Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước."

Điều này có nghĩa là, thay vì viết "Ngày 5/3/2023" một cách ngắn gọn, người soạn thảo bắt buộc phải trình bày đầy đủ các thành phần chữ và số. Cụ thể, đối với các ngày từ mùng 1 đến mùng 9 và các tháng 1, tháng 2, việc thêm số "0" ở phía trước là yêu cầu bắt buộc không thể bỏ qua.

Cách trình bày ngày tháng năm chuẩn xác giúp văn bản đảm bảo tính chuyên nghiệp và pháp lý (ảnh minh họa)

Giải mã lý do phải thêm số 0: Không chỉ là thẩm mỹ mà là bảo mật pháp lý

Nhiều người đặt câu hỏi: Tại sao chỉ bắt buộc thêm số 0 trước tháng 1, 2 mà không phải từ tháng 3 trở đi? Câu trả lời nằm ở tính an toàn và ngăn chặn việc giả mạo văn bản. Việc ghi thêm số 0 trước những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 (từ 01 đến 09) và tháng 01, 02 nhằm hạn chế tối đa việc cố ý hoặc vô ý làm sai lệch ngày tháng ban hành.

Hãy tưởng tượng, nếu bạn viết "ngày 1 tháng 2", kẻ gian có thể dễ dàng thêm chữ số 1 hoặc 2 vào phía trước để biến nó thành "ngày 11", "ngày 21" hoặc "tháng 12". Sự thay đổi này, dù chỉ là một chữ số, cũng có thể làm thay đổi hoàn toàn thời điểm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý, gây ra những tranh chấp không đáng có. Ngược lại, vì không tồn tại "tháng 13" hay "tháng 23", nên các tháng từ tháng 3 trở đi không cần thiết phải thêm số 0 phía trước mà vẫn đảm bảo tính duy nhất.

Kỹ thuật trình bày chuẩn chỉnh trên trang giấy

Bên cạnh nội dung, vị trí và định dạng của ngày tháng năm cũng được Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rất chi tiết:

• Vị trí: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản.
• Định dạng: Sử dụng cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ in thường và đặc biệt phải là chữ nghiêng.
• Bố cục: Được đặt canh giữa dưới phần Quốc hiệu (CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM). Giữa địa danh và ngày tháng phải có dấu phẩy (,).

Ví dụ minh họa chuẩn xác:

Cần lưu ý rằng, các quy tắc khắt khe này áp dụng cho văn bản hành chính chính thức. Trong các giao dịch dân sự thông thường hoặc thư từ trao đổi cá nhân, người dân có thể linh hoạt hơn. Tuy nhiên, việc rèn luyện thói quen viết đúng chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp chúng ta tránh được những rủi ro pháp lý tiềm ẩn trong tương lai.