Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12102:2017 (hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 18626:2014) về Thông tin và tư liệu - Giao dịch mượn liên thư viện là văn bản kỹ thuật quy định chi tiết về cấu trúc dữ liệu, quy trình nghiệp vụ và các thông điệp trao đổi trong hoạt động mượn liên thư viện giữa các cơ quan thông tin - thư viện.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của tiêu chuẩn

• Phạm vi áp dụng: Tiêu chuẩn này xác định các giao dịch mượn liên thư viện (ILL) và các thông điệp cần thiết để thực hiện các giao dịch đó. Tiêu chuẩn áp dụng cho việc trao đổi tài liệu vật lý và tài liệu điện tử giữa các thư viện, trung tâm thông tin hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ tài liệu trên phạm vi quốc gia và quốc tế.
• Đối tượng áp dụng: Các thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, thư viện đại học, các trung tâm thông tin - tư liệu, các nhà phát triển phần mềm quản lý thư viện và các đơn vị cung cấp dịch vụ thông tin liên quan đến hoạt động mượn liên thư viện.

Các nội dung cốt lõi của Tiêu chuẩn TCVN 12102:2017

1. Quy trình giao dịch mượn liên thư viện cơ bản

Tiêu chuẩn chuẩn hóa quy trình mượn liên thư viện thông qua ba nhóm thông điệp chính nhằm đảm bảo tính tương thích và tự động hóa cao giữa các hệ thống thư viện khác nhau:

• Thông điệp Yêu cầu (Request Message): Được gửi từ thư viện yêu cầu (Requesting Agency) đến thư viện cung cấp (Supplying Agency) để đề xuất mượn tài liệu vật lý hoặc cung cấp bản sao tài liệu điện tử. Thông điệp này chứa các thông tin chi tiết về tài liệu, thông tin người dùng và các điều kiện mượn.
• Thông điệp Phản hồi Yêu cầu (Requesting Response Message): Thư viện cung cấp phản hồi lại yêu cầu, xác nhận việc đồng ý cung cấp, từ chối cung cấp (kèm lý do cụ thể) hoặc yêu cầu bổ sung thông tin từ phía thư viện yêu cầu.
• Thông điệp Cung cấp (Supplying Message): Được gửi từ thư viện cung cấp để thông báo về trạng thái gửi tài liệu, bao gồm thông tin vận chuyển, ngày hết hạn, phí dịch vụ và các điều khoản sử dụng đặc biệt đối với tài liệu được mượn.

2. Các thông điệp bổ trợ trong giao dịch

Để quản lý toàn diện vòng đời của một giao dịch mượn liên thư viện, tiêu chuẩn quy định các thông điệp bổ trợ sau:

• Thông điệp thông báo trạng thái nhận (Receipt Message): Thư viện yêu cầu gửi thông báo xác nhận đã nhận được tài liệu từ thư viện cung cấp.
• Thông điệp gia hạn (Renew Message): Thư viện yêu cầu đề xuất gia hạn thời gian mượn tài liệu và phản hồi từ thư viện cung cấp về việc đồng ý hoặc từ chối gia hạn.
• Thông điệp trả tài liệu (Return Message): Thư viện yêu cầu thông báo đã gửi trả lại tài liệu vật lý cho thư viện cung cấp.
• Thông điệp hủy yêu cầu (Cancel Message): Cho phép thư viện yêu cầu hủy bỏ một yêu cầu mượn đã gửi trước đó nếu tài liệu không còn cần thiết hoặc đã tìm được nguồn cung cấp khác.

3. Cấu trúc dữ liệu và định dạng thông điệp

• Sử dụng XML Schema: Tiêu chuẩn quy định việc sử dụng lược đồ XML (XML Schema) để định nghĩa cấu trúc của các thông điệp giao dịch, đảm bảo tính chuẩn hóa dữ liệu khi truyền tải qua mạng Internet giữa các hệ thống phần mềm thư viện khác nhau.
• Các trường dữ liệu bắt buộc và tùy chọn: Quy định rõ ràng các trường thông tin định danh tài liệu (như ISBN, ISSN, tiêu đề, tác giả), thông tin định danh thư viện (mã ISIL hoặc mã định danh khác), và thông tin kiểm soát giao dịch (mã giao dịch duy nhất).

Hiệu lực thi hành

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12102:2017 có hiệu lực kể từ ngày công bố ban hành. Việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp các thư viện Việt Nam chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, tối ưu hóa nguồn lực thông tin, thúc đẩy chia sẻ tài nguyên học liệu và tăng cường hội nhập quốc tế trong lĩnh vực thông tin - thư viện.