Giới thiệu chung về Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11645:2016 (ISO 15511:2011)

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11645:2016 hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 15511:2011. Tiêu chuẩn này quy định về "Thông tin và tư liệu - Ký hiệu nhận dạng tiêu chuẩn quốc tế cho các thư viện và các tổ chức liên quan" (viết tắt là ISIL - International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations). Đây là công cụ quan trọng giúp định danh thống nhất, chính xác các thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các tổ chức liên quan trên phạm vi toàn cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và hợp tác quốc tế.

Điều 1: Phạm vi áp dụng

Điều khoản này xác định rõ giới hạn và mục tiêu áp dụng của tiêu chuẩn, cụ thể bao gồm:

• Xác định cấu trúc và nguyên tắc sử dụng của ký hiệu nhận dạng tiêu chuẩn quốc tế dành cho các thư viện và tổ chức liên quan (ISIL).
• Đối tượng áp dụng trực tiếp bao gồm các thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng, các trung tâm thông tin tư liệu và các tổ chức có liên quan hoạt động trong lĩnh vực di sản văn hóa, thông tin thư viện.
• Ký hiệu ISIL được thiết kế để sử dụng trong các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, giao dịch mượn liên thư viện, chia sẻ nguồn lực và các hoạt động nghiệp vụ khác đòi hỏi việc định danh chính xác cơ quan tổ chức.
• Tiêu chuẩn này không áp dụng cho việc định danh cá nhân hoặc các thực thể không thuộc nhóm tổ chức thông tin, thư viện, lưu trữ, bảo tàng.

Điều 2: Tài liệu viện dẫn

Để áp dụng tiêu chuẩn này một cách chính xác, các tài liệu viện dẫn sau đây là cực kỳ cần thiết. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất:

• ISO 3166 (tất cả các phần), Mã thể hiện tên các quốc gia và các vùng lãnh thổ trực thuộc. Đây là cơ sở để xác định mã quốc gia trong cấu trúc của ký hiệu ISIL.

Điều 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn đưa ra các định nghĩa chuẩn hóa nhằm thống nhất cách hiểu và áp dụng trong thực tế:

• Ký hiệu nhận dạng tiêu chuẩn quốc tế cho các thư viện và các tổ chức liên quan (ISIL): Là một chuỗi ký tự chuẩn hóa, duy nhất trên toàn cầu, được sử dụng để định danh một thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng hoặc tổ chức liên quan, hoặc một bộ phận cấu thành của tổ chức đó.
• Tổ chức liên quan: Các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thông tin, xuất bản, phát hành sách hoặc các cơ quan văn hóa, giáo dục có tương tác nghiệp vụ trực tiếp với hệ thống thư viện, lưu trữ, bảo tàng.
• Cơ quan đăng ký ISIL quốc gia (hoặc khu vực): Tổ chức được chỉ định chịu trách nhiệm cấp phát, quản lý và duy trì cơ sở dữ liệu về các ký hiệu ISIL trong phạm vi quốc gia hoặc khu vực cụ thể.
• Cơ quan đăng ký ISIL quốc tế: Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý chung hệ thống ISIL toàn cầu, điều phối hoạt động của các cơ quan đăng ký quốc gia và duy trì danh mục các mã tiền tố của hệ thống.

Điều 4: Cấu trúc của ký hiệu ISIL

Điều khoản này quy định chi tiết về mặt kỹ thuật đối với cấu trúc của một mã ISIL hợp lệ:

• Thành phần cấu tạo: Một ký hiệu ISIL đầy đủ bao gồm tối đa 16 ký tự, sử dụng các chữ cái Latinh (không phân biệt chữ hoa, chữ thường nhưng khuyến nghị dùng chữ hoa), các chữ số từ 0 đến 9 và một số ký tự đặc biệt được cho phép (như dấu gạch ngang, dấu hai chấm, dấu xẹt đứng).
• Cấu trúc phân đoạn: Ký hiệu ISIL được chia thành các phần rõ rệt, ngăn cách nhau bởi dấu gạch ngang (-).
• Mã tiền tố quốc gia: Phần đầu tiên của ISIL là mã quốc gia gồm 2 ký tự chữ cái theo tiêu chuẩn ISO 3166-1 alpha-2 (ví dụ: "VN" đối với Việt Nam).
• Mã định danh đơn vị: Phần tiếp theo sau dấu gạch ngang là mã định danh do cơ quan đăng ký quốc gia cấp phát cho từng tổ chức cụ thể. Mã này phải đảm bảo tính duy nhất trong phạm vi quốc gia đó.
• Tính linh hoạt: Cấu trúc của mã định danh đơn vị có thể được thiết kế linh hoạt tùy theo đặc thù quản lý của từng quốc gia, nhưng phải tuân thủ giới hạn ký tự và các quy tắc kỹ thuật chung của tiêu chuẩn quốc tế.