TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 9108-2:2013

ISO 16175-2:2011

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems

Lời nói đầu

TCVN 9108-2:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-2:2011.

TCVN 9108-2:2013 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:

- TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc.

- TCVN 9108-2:2013(ISO 16175-2:2011) Phần 2: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với quản lý hồ sơ.

- TCVN 9108-3:2011(ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số.

Lời giới thiệu

Quản lý hiệu quả các hồ sơ và thông tin là cơ sở để tổ chức hoạt động tốt vì nó hỗ trợ hoạt động kinh doanh và tạo cơ sở để cung cấp dịch vụ có hiệu quả. Việc quản lý hiệu quả cũng cung cấp cơ chế mà theo đó các tổ chức có thể giải thích cho các quyết định và hành động của mình và duy trì (giữ lại) bộ nhớ của công ty. Hơn nữa, quản lý hồ sơ tốt chỉ đơn giản là hành nghề kinh doanh tốt.

Hệ thống quản lý hồ sơ số tạo điều kiện thuận lợi:

a) hiệu quả, bằng việc cung cấp thông tin có sẵn cho các hoạt động tác nghiệp và ra quyết định khi cần;

b) sử dụng đúng đắn các nguồn lực tài chính, bằng cách cho phép loại bỏ kịp thời các hồ sơ lạc hậu;

c) trách nhiệm, bằng cách cho phép tạo ra một hồ sơ hoàn chỉnh và có căn cứ ghi lại các hoạt động;

d) tuân thủ, bằng cách chứng minh rằng các yêu cầu pháp lý đã được đáp ứng;

e) giảm thiểu rủi ro bằng cách quản lý các rủi ro liên quan đến sự mất mát hoặc tiêu hủy bất hợp pháp các hồ sơ, và từ việc tiếp cận hồ sơ không phù hợp hoặc trái phép.

Nguyên tắc cơ bản chủ yếu của tiêu chuẩn này, Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số (sau đây thuật ngữ “Phần”'được sử dụng) là sự khác biệt giữa các hệ thống kinh doanh (hoặc hệ thống thông tin kinh doanh) và hệ thống quản lý hồ sơ số (hoặc điện tử). Hệ thống kinh doanh chứa các dữ liệu thường được cập nhật liên tục, năng động, có thể là chuyển đổi (thao tác) và chứa dữ liệu đang sử dụng trong kinh doanh hiện tại (không dự phòng). Ngược lại, hệ thống quản lý hồ sơ số chứa dữ liệu không tự động liên kết với hoạt động kinh doanh (cố định), không thể được thay đổi (bất khả xâm phạm), và có thể là không lưu hành (dự phòng).

Vì vậy hệ thống kinh doanh không thuộc phạm vi của tiêu chuẩn này.(xem TCVN 9108-3:2011 (ISO1617-3: 2010), Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử – Phần 3: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong các hệ thống kinh doanh).

Hồ sơ trong một hệ thống quản lý hồ sơ số, tuy vậy,năng động (dynamic) theo nghĩa là chúng có thể được sử dụng (hoặc sử dụng lại) trong hoạt động/ngữ cảnh kinh doanh mới, vì vậy siêu dữ liệu mới sẽ được bổ sung vào thông qua việc sử dụng liên tục nội dung của hồ sơ này. Hệ thống quản lý hồ sơ số cung cấp các thành phần công nghệ của khuôn khổ để quản lý hồ sơ có cấu trúc và hệ thống; chúng liên kết các hồ sơ số và phi số với các hoạt động kinh doanh; lưu giữ hồ sơ của các hành động trong quá khứ, và ấn định nội dung và cấu trúc của hồ sơ theo thời gian.

Đối tượng chính của tiêu chuẩn này là cán bộ chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ thống quản lý