Điều 40 Thông tư 212/2012/TT-BTC hướng dẫn về thành lập, tổ chức và hoạt động công ty quản lý quỹ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Điều 40. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin

1. Công ty quản lý quỹ phải lưu trữ đầy đủ, chính xác, kịp thời, có hệ thống toàn bộ các tài liệu, hồ sơ và cập nhật thông tin, dữ liệu liên quan đến hoạt động của công ty. Các thông tin về hoạt động của công ty phải được lưu trữ dự phòng tại một địa điểm bên ngoài trụ sở chính công ty.

2. Công ty quản lý quỹ, Ngân hàng giám sát, ngân hàng lưu ký, đại lý phân phối, tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan phải lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, bảo đảm rõ ràng, chính xác và thống nhất các tài liệu liên quan tới:

a) Hoạt động chào bán chứng chỉ quỹ, phân phối chứng chỉ quỹ;

b) Xác nhận quyền sở hữu cho nhà đầu tư của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán, khách hàng ủy thác; đăng ký sở hữu tài sản của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán, khách hàng ủy thác;

c) Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán; hệ thống tài khoản, các hóa đơn, chứng từ giao dịch bảo đảm phản ánh chi tiết, chính xác và kịp thời mọi lệnh giao dịch hàng ngày của từng khách hàng ủy thác, của chính công ty và của nhân viên trong công ty, bao gồm cả các thông tin về thứ tự lệnh đặt, giao dịch thực hiện; tài liệu, thông tin điện tử sử dụng để xác định giá trị tài sản ròng; bản gốc tài liệu pháp lý đăng ký sở hữu, bản gốc các tài liệu pháp lý xác minh quyền sở hữu liên quan đến tài sản, giao dịch tài sản và các tài liệu nếu có liên quan phải được công ty quản lý quỹ và ngân hàng giám sát, ngân hàng lưu ký lưu trữ trong cả quá trình hoạt động của quỹ, của công ty đầu tư chứng khoán, thời gian hiệu lực của hợp đồng quản lý đầu tư;

d) Báo cáo về hoạt động định giá, phân tích đầu tư, quyết định đầu tư, quản lý đầu tư, thoái vốn và các tài liệu liên quan; báo cáo tổng kết về các hoạt động nghiệp vụ quản lý tài sản; báo cáo về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo quy định pháp luật và quy định nội bộ; báo cáo về việc giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu bồi thường thiệt hại của khách hàng.

3. Danh mục đầu tư, số liệu, chứng từ giao dịch, đăng ký sở hữu, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, tài liệu, thông tin điện tử liên quan đến tài sản, giao dịch tài sản của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán, khách hàng ủy thác phải được công ty quản lý quỹ, ngân hàng giám sát, ngân hàng lưu ký và các tổ chức liên quan định kỳ và thường xuyên kiểm tra, đối soát theo quy định của điều lệ quỹ, điều lệ công ty đầu tư chứng khoán, Hợp đồng quản lý đầu tư và các quy định pháp luật về kế toán.

4. Tài liệu, thông tin quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều này phải được lưu trữ trong vòng mười (10) năm. Trường hợp là các tài liệu liên quan tới hoạt động kế toán thì thực hiện theo quy định chuyên ngành trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán.