Chương 4 Thông tư 212/2012/TT-BTC hướng dẫn về thành lập, tổ chức và hoạt động công ty quản lý quỹ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Chương IV

NGHĨA VỤ BÁO CÁO, QUẢN LÝ HỒ SƠ

Điều 38. Cung cấp thông tin cho nhà đầu tư, khách hàng ủy thác danh mục

1. Công ty quản lý quỹ phải lưu trữ đủ các tài liệu dưới đây tại trụ sở chính, văn phòng đại diện, chi nhánh, đại lý phân phối cũng như tại trang thông tin điện tử của công ty và cung cấp miễn phí cho nhà đầu tư theo yêu cầu:

a) Điều lệ quỹ, điều lệ công ty đầu tư chứng khoán, bản cáo bạch, bản cáo bạch tóm tắt, và các tài liệu, báo cáo, hợp đồng dẫn chiếu trong bản cáo bạch, bản cáo bạch tóm tắt của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán;

b) Các báo cáo tài chính năm của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán đã kiểm toán trong tối thiểu năm (05) năm gần nhất; báo cáo tài chính bán niên, các báo cáo tài chính quý tới quý gần nhất của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán;

c) Báo cáo hoạt động của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán định kỳ hàng quý, hàng năm theo quy định của pháp luật về thành lập và quản lý quỹ đầu tư, công ty đầu tư chứng khoán tối thiểu năm (05) năm gần nhất;

d) Báo cáo về giá trị tài sản ròng của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán theo quy định của pháp luật về thành lập và quản lý quỹ đầu tư, công ty đầu tư chứng khoán.

2. Trường hợp khách hàng ủy thác hoặc đại diện của khách hàng ủy thác có yêu cầu, công ty quản lý quỹ phải cung cấp quy trình quản trị rủi ro, nêu rõ các hạn chế đầu tư, phương pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro mà công ty sử dụng để quản lý tài sản của khách hàng ủy thác.

3. Đối với khách hàng ủy thác danh mục, công ty quản lý quỹ có trách nhiệm:

a) Cung cấp hợp đồng quản lý đầu tư và các tài liệu đính kèm hợp đồng;

b) Cung cấp hợp đồng lưu ký và các tài liệu đính kèm hợp đồng;

c) Định kỳ hàng tháng báo cáo khách hàng về tình hình danh mục đầu tư theo mẫu quy định tại phụ lục số 08 ban hành kèm theo Thông tư này;

d) Cung cấp cho khách hàng sao kê tài khoản danh mục đầu tư, sao kê giao dịch có xác nhận của ngân hàng lưu ký, và các thông tin về hoạt động quản lý đầu tư, giải đáp mọi thắc mắc theo yêu cầu của khách hàng tại mọi thời điểm.

Điều 39. Nghĩa vụ báo cáo

1. Công ty quản lý quỹ gửi Ủy ban Chứng khoán Nhà nước các báo cáo định kỳ về hoạt động của công ty như sau:

a) Báo cáo tình hình hoạt động tháng của công ty quản lý quỹ với các nội dung theo mẫu tại phụ lục số 09 ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Báo cáo tài chính hàng quý, báo cáo tài chính bán niên, báo cáo tài chính năm. Báo cáo tài chính bán niên và báo cáo tài chính năm phải được soát xét và kiểm toán bởi tổ chức kiểm toán được chấp thuận;

c) Báo cáo tháng về tình hình quản lý danh mục đầu tư theo mẫu quy định tại phụ lục số 10 ban hành kèm theo Thông tư này;

d) Báo cáo tài chính của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán theo quy định của pháp luật về kế toán đối với quỹ, công ty đầu tư chứng khoán.

2. Công ty quản lý quỹ phải thông báo cho Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước những sự kiện sau:

a) Thay đổi, tuyển dụng, bổ nhiệm mới thành viên hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên, ban điều hành và nhân viên nghiệp vụ. Thông báo về việc thay đổi, tuyển dụng, bổ nhiệm nhân sự phải kèm theo hồ sơ cá nhân của nhân sự thay thế và các tài liệu có liên quan xác minh nhân sự thay thế đáp ứng điều kiện theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 5 Thông tư này;

b) Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty; điều lệ, bản cáo bạch quỹ, công ty đầu tư chứng khoán do công ty quản lý. Báo cáo gửi kèm bản sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, điều lệ, bản cáo bạch quỹ, công ty đầu tư chứng khoán do công ty quản lý.

c) Các sự kiện có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng tài chính, hoạt động quản lý tài sản ủy thác.

3. Thời hạn nộp các báo cáo quy định tại khoản 1 Điều này:

a) Trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày kết thúc tháng đối với các báo cáo tháng;

b) Trong thời hạn hai mươi (20) ngày, kể từ ngày kết thúc quý đối với các báo cáo quý;

c) Trong thời hạn bốn mươi lăm (45) ngày, kể từ ngày kết thúc sáu tháng đầu năm đối với báo cáo tài chính bán niên;

d) Trong thời hạn chín mươi (90) ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính đối với báo cáo năm.

4. Thời hạn báo cáo Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước các sự kiện nêu tại khoản 3 Điều này là ba (03) ngày làm việc, kể từ khi xảy ra các sự kiện đó.

5. Công ty quản lý quỹ báo cáo ban đại diện quỹ, hội đồng quản trị công ty đầu tư chứng khoán hoặc khách hàng ủy thác danh mục trong trường hợp phát hiện ngân hàng giám sát, ngân hàng lưu ký vi phạm điều lệ quỹ, điều lệ công ty đầu tư chứng khoán, hợp đồng giám sát, hợp đồng lưu ký, báo cáo Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước trong trường hợp các tổ chức này vi phạm quy định pháp luật trong vòng ba (03) ngày làm việc, kể từ khi phát hiện ra vi phạm.

6. Ngoài các trường hợp báo cáo quy định tại Điều này, trong trường hợp cần thiết, nhằm bảo vệ lợi ích chung và lợi ích nhà đầu tư, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước có thể yêu cầu công ty quản lý quỹ báo cáo về hoạt động của công ty.

7. Công ty quản lý quỹ phải báo cáo Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước trong thời hạn bốn mươi tám (48) giờ, kể từ khi nhận được yêu cầu báo cáo quy định tại khoản 6 Điều này.

8. Tất cả các báo cáo của công ty quản lý quỹ quy định tại Điều này phải được gửi kèm theo tệp thông tin điện tử cho Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Các báo cáo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này cũng phải được công bố công khai trên trang thông tin điện tử của công ty quản lý quỹ trong thời hạn quy định tại khoản 3 Điều này.

Điều 40. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin

1. Công ty quản lý quỹ phải lưu trữ đầy đủ, chính xác, kịp thời, có hệ thống toàn bộ các tài liệu, hồ sơ và cập nhật thông tin, dữ liệu liên quan đến hoạt động của công ty. Các thông tin về hoạt động của công ty phải được lưu trữ dự phòng tại một địa điểm bên ngoài trụ sở chính công ty.

2. Công ty quản lý quỹ, Ngân hàng giám sát, ngân hàng lưu ký, đại lý phân phối, tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan phải lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, bảo đảm rõ ràng, chính xác và thống nhất các tài liệu liên quan tới:

a) Hoạt động chào bán chứng chỉ quỹ, phân phối chứng chỉ quỹ;

b) Xác nhận quyền sở hữu cho nhà đầu tư của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán, khách hàng ủy thác; đăng ký sở hữu tài sản của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán, khách hàng ủy thác;

c) Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán; hệ thống tài khoản, các hóa đơn, chứng từ giao dịch bảo đảm phản ánh chi tiết, chính xác và kịp thời mọi lệnh giao dịch hàng ngày của từng khách hàng ủy thác, của chính công ty và của nhân viên trong công ty, bao gồm cả các thông tin về thứ tự lệnh đặt, giao dịch thực hiện; tài liệu, thông tin điện tử sử dụng để xác định giá trị tài sản ròng; bản gốc tài liệu pháp lý đăng ký sở hữu, bản gốc các tài liệu pháp lý xác minh quyền sở hữu liên quan đến tài sản, giao dịch tài sản và các tài liệu nếu có liên quan phải được công ty quản lý quỹ và ngân hàng giám sát, ngân hàng lưu ký lưu trữ trong cả quá trình hoạt động của quỹ, của công ty đầu tư chứng khoán, thời gian hiệu lực của hợp đồng quản lý đầu tư;

d) Báo cáo về hoạt động định giá, phân tích đầu tư, quyết định đầu tư, quản lý đầu tư, thoái vốn và các tài liệu liên quan; báo cáo tổng kết về các hoạt động nghiệp vụ quản lý tài sản; báo cáo về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo quy định pháp luật và quy định nội bộ; báo cáo về việc giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu bồi thường thiệt hại của khách hàng.

3. Danh mục đầu tư, số liệu, chứng từ giao dịch, đăng ký sở hữu, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, tài liệu, thông tin điện tử liên quan đến tài sản, giao dịch tài sản của quỹ, công ty đầu tư chứng khoán, khách hàng ủy thác phải được công ty quản lý quỹ, ngân hàng giám sát, ngân hàng lưu ký và các tổ chức liên quan định kỳ và thường xuyên kiểm tra, đối soát theo quy định của điều lệ quỹ, điều lệ công ty đầu tư chứng khoán, Hợp đồng quản lý đầu tư và các quy định pháp luật về kế toán.

4. Tài liệu, thông tin quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều này phải được lưu trữ trong vòng mười (10) năm. Trường hợp là các tài liệu liên quan tới hoạt động kế toán thì thực hiện theo quy định chuyên ngành trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán.