Trong quản trị nhân sự và kế toán tiền lương tại các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình công ty hợp danh, việc theo dõi chính xác thời gian làm việc ngoài giờ là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định về chi trả tiền lương theo pháp luật lao động hiện hành.

Căn cứ pháp lý về làm thêm giờ năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các quy định về làm thêm giờ được điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Lao động 2012. Theo đó, làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường được quy định trong pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc theo nội quy lao động.

Cụ thể, tại Điều 106 Bộ luật Lao động 2012 quy định về điều kiện làm thêm giờ như sau:

"1. Làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường được quy định trong pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc theo nội quy lao động.
2. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi ít nhất có các điều kiện sau đây:
a) Được sự đồng ý của người lao động;
b) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trường hợp áp dụng quy định làm việc theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 30 giờ trong 01 tháng và tổng số không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ một số trường hợp đặc biệt do Chính phủ quy định thì được làm thêm giờ không quá 300 giờ trong 01 năm;
c) Sau mỗi đợt làm thêm giờ nhiều ngày liên tục trong tháng, người sử dụng lao động phải bố trí để người lao động được nghỉ bù cho số thời gian đã không được nghỉ."

Tầm quan trọng của Bảng chấm công làm thêm giờ trong Công ty hợp danh

Đối với Luật Doanh nghiệp 2014, công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty. Việc minh bạch trong quản lý chi phí, đặc biệt là chi phí nhân công và tiền lương làm thêm giờ, giúp các thành viên hợp danh dễ dàng kiểm soát tình hình tài chính của công ty.

Bảng chấm công làm thêm giờ là chứng từ kế toán quan trọng dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ làm việc bình thường. Đây là căn cứ để tính trả lương và quản lý lao động tại từng bộ phận. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm nhiều công ty hợp danh) cần thực hiện lưu trữ và ghi chép chứng từ này một cách khoa học.

Hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng chấm công làm thêm giờ

Để bảng chấm công có giá trị pháp lý và phục vụ tốt cho công tác quyết toán thuế, kế toán cần lưu ý các thông tin sau:

• Thông tin chung: Tên doanh nghiệp, bộ phận/phòng ban, tháng và năm thực hiện chấm công.
• Cột Họ và tên: Ghi đầy đủ tên của người lao động thực hiện làm thêm giờ trong bộ phận.
• Cột Ngày trong tháng: Đánh dấu số giờ làm thêm vào các ngày tương ứng (từ ngày 01 đến ngày 31).
• Phân loại giờ làm thêm: Cần tách rõ làm thêm ngày thường, làm thêm ngày nghỉ hàng tuần (Thứ 7, Chủ nhật), làm thêm ngày Lễ, Tết và làm thêm vào ban đêm để áp dụng mức nhân hệ số lương phù hợp theo Điều 97 Bộ luật Lao động 2012.
• Ký xác nhận: Sau khi kết thúc tháng, người chấm công, trưởng bộ phận và người duyệt (thường là Giám đốc hoặc thành viên hợp danh quản lý) phải ký và ghi rõ họ tên.

Các ký hiệu chấm công phổ biến

Để bảng chấm công gọn gàng và dễ theo dõi, doanh nghiệp thường sử dụng các ký hiệu quy ước:

• NT: Làm thêm vào ngày làm việc bình thường.
• NN: Làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần.
• NL: Làm thêm vào ngày nghỉ Lễ, nghỉ Tết.
• Đ: Làm thêm vào buổi đêm (tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau).

Lưu ý về mức lương làm thêm giờ năm 2019

Kế toán công ty hợp danh cần căn cứ vào số giờ trên bảng chấm công để tính lương theo quy định tại khoản 1 Điều 97 Bộ luật Lao động 2012:

"1. Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc đang làm như sau:
a) Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
b) Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;
c) Vào ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày."

Việc thiết lập một hệ thống chấm công làm thêm giờ chặt chẽ không chỉ giúp công ty hợp danh tối ưu hóa chi phí mà còn xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng quyền lợi của người lao động.